Từ ngày 05/3/2020, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư chính thức có hiệu lực, thay thế cho các quy định cũ trước đây. Một trong những nội dung nhận được nhiều sự quan tâm nhất chính là các quy tắc về viết hoa trong văn bản hành chính. Việc nắm vững các quy định này không chỉ giúp văn bản trở nên chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống văn thư quốc gia.
1. Viết hoa vì phép đặt câu: Đơn giản hóa quy tắc
Theo quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy tắc viết hoa đầu câu đã có sự điều chỉnh tinh gọn hơn so với Thông tư 01/2011/TT-BNV.
- Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng.
- Điểm mới: Không còn bắt buộc viết hoa sau dấu chấm lửng (...), dấu hai chấm (:), hay dấu chấm phẩy (;) như trước đây, trừ trường hợp đó là bắt đầu một đoạn văn mới hoặc một mục độc lập.
2. Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người
Quy tắc này cơ bản giữ nguyên sự tôn trọng đối với danh từ riêng, tuy nhiên cần lưu ý cách trình bày đối với tên người nước ngoài:
- Tên người Việt Nam: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết. Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc, Võ Nguyên Giáp.
- Tên người nước ngoài:
- Trường hợp phiên âm trực tiếp: Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành phần tên, giữa các âm tiết trong cùng một thành phần có dấu gạch nối. Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin.
- Trường hợp phiên âm Hán - Việt: Viết hoa như quy tắc tên người Việt Nam. Ví dụ: Thành Cát Tư Hãn.
3. Viết hoa tên địa lý: Bổ sung trường hợp đặc biệt
Bên cạnh các quy tắc thông thường về địa danh, Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã chính thức luật hóa cách viết hoa đặc biệt cho hai trung tâm lớn của cả nước:
"Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng dấu gạch nối. Đối với tên đơn vị hành chính được cấu tạo bởi tên chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử thì viết hoa cả tên chung đó."
Đặc biệt, cụm từ "Thành phố Hồ Chí Minh" và "Thủ đô Hà Nội" luôn phải được viết hoa đầy đủ các chữ cái đầu của các âm tiết cấu thành.
4. Viết hoa tên cơ quan, tổ chức: Sự trang trọng và chuẩn mực
Đây là phần thường gây nhầm lẫn nhất trong soạn thảo văn bản. Quy tắc chung là viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, chức năng và lĩnh vực hoạt động.
- Ví dụ: Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai, Sở Giáo dục và Đào tạo.
- Trường hợp đặc biệt: Các cơ quan tối cao hoặc có tính chất lịch sử như Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Chủ tịch nước, Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
5. Các trường hợp viết hoa đặc biệt khác
Một trong những điểm nhấn quan trọng nhất của Nghị định 30/2020/NĐ-CP là việc quy định viết hoa các danh từ chung mang ý nghĩa chính trị, xã hội sâu sắc:
- Nhân dân và Nhà nước: Luôn viết hoa chữ cái đầu khi nói về Nhân dân Việt Nam và Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Viện dẫn văn bản: Khi viện dẫn các phần, chương, mục, tiểu mục, điều của một văn bản cụ thể, phải viết hoa chữ cái đầu. Ví dụ: "Theo quy định tại Điều 5 Chương II của Nghị định 30/2020/NĐ-CP". Lưu ý rằng đối với "khoản" và "điểm", chúng ta không viết hoa chữ cái đầu (trừ khi đứng đầu câu).
Việc áp dụng đúng các quy tắc viết hoa theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP không chỉ là yêu cầu về mặt kỹ thuật mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với ngôn ngữ dân tộc và tính nghiêm minh của pháp luật trong hoạt động quản lý hành chính.