Việc mở rộng quy mô hoạt động thông qua các đơn vị phụ thuộc là bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp. Trong đó, văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc tìm hiểu thị trường và thúc đẩy các hoạt động xúc tiến thương mại. Tại thời điểm tháng 11/2020, các quy định về đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đã có những thay đổi đáng kể, đặc biệt là sự ra đời của cơ chế liên thông thủ tục hành chính.
Văn phòng đại diện là gì? Đặc điểm pháp lý cần lưu ý
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Khác với chi nhánh, văn phòng đại diện không có chức năng thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời trực tiếp.
Một số đặc điểm pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm vững:
- Chức năng: Chỉ thực hiện các công việc hỗ trợ như liên lạc, giao dịch với đối tác, nghiên cứu thị trường, xúc tiến cơ hội đầu tư kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tên gọi: Phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Tên phải được viết bằng bảng chữ cái tiếng Việt và có thể kèm các chữ cái F, J, Z, W.
- Địa điểm: Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Tại một địa phương theo địa giới hành chính, doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo cơ chế liên thông mới
Từ ngày 15/10/2020, khi Nghị định 122/2020/NĐ-CP có hiệu lực, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đã được tích hợp liên thông. Theo đó, hồ sơ bao gồm:
1. Thông báo lập văn phòng đại diện (mẫu quy định tại Phụ lục II-11 ban hành kèm theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP). 2. Quyết định bằng văn bản và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH một thành viên), của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) về việc thành lập văn phòng đại diện. 3. Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện. 4. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Điểm mới nổi bật là doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục khai trình sử dụng lao động hay đăng ký mã số đơn vị bảo hiểm xã hội riêng biệt nếu văn phòng đại diện có sử dụng lao động, mà các thông tin này sẽ được phối hợp xử lý ngay khi đăng ký hoạt động.
Quy trình thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Quy trình thực hiện được tối ưu hóa nhằm giảm thiểu thời gian và chi phí cho doanh nghiệp:
Bước 1: Soạn thảo và nộp hồ sơ Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tại các thành phố lớn như Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, việc nộp hồ sơ qua mạng là yêu cầu bắt buộc.
Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.
Bước 3: Nhận kết quả và thực hiện các thủ tục sau thành lập Sau khi có Giấy chứng nhận, doanh nghiệp thực hiện khắc dấu (nếu cần) và treo biển hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện.
Lệ phí và thời gian giải quyết
Theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC, mức lệ phí đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là 50.000 đồng/lần. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp thực hiện đăng ký qua mạng điện tử sẽ được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
Thời gian giải quyết hồ sơ là 03 ngày làm việc. Đây là nỗ lực cải cách hành chính nhằm hỗ trợ tối đa cho cộng đồng doanh nghiệp trong việc mở rộng mạng lưới hoạt động.
Một số lưu ý về con dấu và thuế
Về con dấu, văn phòng đại diện có quyền tự quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014. Tuy nhiên, trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải gửi thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Về nghĩa vụ thuế, văn phòng đại diện phải thực hiện nộp lệ phí môn bài hàng năm (mức 1.000.000 đồng/năm). Nếu văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh, không phát sinh doanh thu thì không phải kê khai thuế GTGT và thuế TNDN, nhưng vẫn phải thực hiện kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng (nếu có).
Việc nắm vững các quy định pháp lý tại thời điểm cuối năm 2020 sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình vận hành đơn vị phụ thuộc.