Trách nhiệm đăng tải thông báo mời thầu và các tài liệu đính kèm
Trong bối cảnh đẩy mạnh số hóa công tác đấu thầu năm 2021, việc nắm vững các mốc thời gian là yếu tố tiên quyết giúp nhà thầu tránh được những sai sót đáng tiếc. Theo quy định tại Điều 13 Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT, bên mời thầu có trách nhiệm đăng tải thông báo mời thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
Việc đăng tải này không được thực hiện tùy tiện mà phải tuân thủ nghiêm ngặt tiến độ tổ chức lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt trong kế hoạch. Đặc biệt, đối với hình thức lựa chọn nhà thầu qua mạng, hồ sơ không chỉ dừng lại ở câu chữ mà phải đi kèm các tài liệu pháp lý quan trọng như:
- Quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu (HSMT), hồ sơ yêu cầu (HSYC) hoặc yêu cầu báo giá.
- Toàn bộ nội dung HSMT, HSYC đã được phê duyệt để nhà thầu có thể tiếp cận ngay lập tức.
Cán bộ chuyên trách thực hiện đăng tải thông tin đấu thầu trên hệ thống mạng quốc gia (ảnh minh họa)
Thời gian phát hành hồ sơ mời thầu qua mạng: Ngay và luôn
Một trong những điểm ưu việt của đấu thầu qua mạng chính là tính tức thời. Căn cứ theo Điều 14 Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT, hồ sơ mời thầu sẽ được phát hành trên Hệ thống ngay sau khi thông báo mời thầu được đăng tải thành công. Điều này giúp loại bỏ tình trạng "ngâm" hồ sơ hoặc gây khó khăn cho nhà thầu trong việc tiếp cận tài liệu như phương thức đấu thầu truyền thống.
Điều 14. Phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, yêu cầu báo giá
1. Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, yêu cầu báo giá được phát hành trên Hệ thống ngay sau khi đăng tải thành công thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng.
Quy trình sửa đổi và làm rõ hồ sơ mời thầu: Những mốc thời gian cần ghi nhớ
Trong quá trình mời thầu, nếu phát sinh nhu cầu sửa đổi hồ sơ, bên mời thầu phải thực hiện công khai các quyết định sửa đổi kèm theo nội dung chi tiết trên Hệ thống. Tuy nhiên, pháp luật cũng đặt ra giới hạn để đảm bảo quyền lợi cho nhà thầu: việc sửa đổi phải được thực hiện trước thời điểm đóng thầu tối thiểu 03 ngày làm việc.
Về phía nhà thầu, nếu nhận thấy nội dung hồ sơ chưa rõ ràng, cần chủ động gửi yêu cầu làm rõ. Thời hạn tối thiểu để gửi yêu cầu là 03 ngày làm việc (đối với đấu thầu trong nước) và 05 ngày làm việc (đối với đấu thầu quốc tế) trước ngày đóng thầu. Bên mời thầu có trách nhiệm phản hồi và đăng tải văn bản làm rõ chậm nhất 02 ngày làm việc trước thời điểm đóng thầu.
Việc tuân thủ thời gian đóng thầu là yếu tố sống còn trong đấu thầu điện tử (ảnh minh họa)
Hội nghị tiền đấu thầu và tính minh bạch trên hệ thống
Để tăng cường sự hiểu biết chung giữa các bên, bên mời thầu có thể tổ chức hội nghị tiền đấu thầu. Mọi thông tin về giấy mời, biên bản hội nghị đều phải được công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Điều này đảm bảo rằng tất cả các nhà thầu, dù tham dự hay không, đều nhận được lượng thông tin như nhau, tạo ra một sân chơi công bằng và minh bạch.
Việc nắm vững các quy định về thời gian phát hành và xử lý hồ sơ mời thầu qua mạng không chỉ giúp nhà thầu tuân thủ pháp luật mà còn là chiến thuật để tối ưu hóa thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu, nâng cao năng lực cạnh tranh trong các dự án đầu tư công năm 2021.