Mã ngành, nghề kinh doanh và vai trò trong quản lý doanh nghiệp
Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển và đa dạng hóa, việc phân loại ngành nghề kinh doanh không chỉ giúp Nhà nước quản lý hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp xác định rõ phạm vi hoạt động của mình. Ngành, nghề kinh doanh là thông tin cốt lõi và bắt buộc phải có khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Hiện nay, Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam được áp dụng thống nhất theo quy định tại Quyết định 27/2018/QĐ-TTg (thường gọi là VSIC 2018). Trước đó, các doanh nghiệp đăng ký theo Quyết định 10/2007/QĐ-TTg (VSIC 2007).
Mã ngành nghề được sử dụng để nhận diện lĩnh vực hoạt động. Một doanh nghiệp có thể đăng ký một hoặc nhiều mã ngành tùy theo nhu cầu thực tế. Tuy nhiên, việc ghi mã ngành trong hồ sơ phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Ghi theo ngành kinh tế cấp bốn: Doanh nghiệp phải lựa chọn mã ngành cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để ghi vào Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Đối với ngành nghề có điều kiện: Nếu ngành nghề được quy định tại các văn bản luật chuyên ngành khác, doanh nghiệp ghi theo tên ngành nghề quy định tại văn bản đó.
- Ngành nghề chưa có trong hệ thống: Trường hợp ngành nghề thực tế chưa được cập nhật vào VSIC, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét ghi nhận vào Cơ sở dữ liệu quốc gia và thông báo cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư để bổ sung.
Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải cập nhật mã ngành nghề theo VSIC 2018?
Kể từ ngày 20/08/2018, mọi thủ tục đăng ký mới hoặc thay đổi đều phải áp dụng theo VSIC 2018. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp đã thành lập trước thời điểm này, câu hỏi đặt ra là có bắt buộc phải đi cập nhật lại toàn bộ mã ngành hay không?
Căn cứ theo hướng dẫn tại Công văn 234/ĐKKD-NV, việc cập nhật không mang tính bắt buộc ngay lập tức nếu doanh nghiệp không có thay đổi gì. Cụ thể:
"Đối với doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đơn vị trực thuộc trước ngày 20/8/2018: - Doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc tiếp tục hoạt động theo nội dung ngành, nghề kinh doanh đã đăng ký và không bắt buộc phải thực hiện thủ tục cập nhật ngành, nghề kinh doanh theo Hệ thống ngành mới. Việc cập nhật ngành, nghề kinh doanh theo Hệ thống ngành mới được thực hiện khi doanh nghiệp có nhu cầu hoặc khi doanh nghiệp thông báo bổ sung, thay đổi ngành, nghề kinh doanh hoặc đề nghị cấp đổi sang Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp."
Đặc biệt, trong năm 2021, quy định này tiếp tục được khẳng định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:
"1. Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, khi thông báo bổ sung, thay đổi ngành, nghề kinh doanh hoặc khi đề nghị cấp đổi sang Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp lựa chọn ngành kinh tế cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để ghi ngành, nghề kinh doanh trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp."
Các trường hợp cụ thể phải cập nhật mã ngành
Như vậy, doanh nghiệp BẮT BUỘC phải thực hiện việc rà soát và cập nhật mã ngành nghề từ VSIC 2007 sang VSIC 2018 trong các trường hợp sau:
- Thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh: Khi doanh nghiệp muốn thêm một ngành nghề mới hoặc bỏ bớt ngành nghề cũ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu doanh nghiệp chuẩn hóa lại toàn bộ danh mục ngành nghề hiện có theo mã mới.
- Thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC): Bao gồm thay đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở chính (khác quận/huyện hoặc tỉnh), thay đổi vốn điều lệ, thay đổi người đại diện theo pháp luật... Khi thực hiện các thủ tục này, doanh nghiệp đồng thời phải cập nhật mã ngành nghề.
- Cấp đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp có nhu cầu đổi từ mẫu cũ sang mẫu mới hoặc do Giấy chứng nhận bị mất, rách, hỏng.
Ví dụ về sự thay đổi mã ngành giữa VSIC 2007 và VSIC 2018
Sự khác biệt giữa hai hệ thống mã ngành có thể dẫn đến việc một mã ngành cũ bị tách ra, gộp lại hoặc thay đổi hoàn toàn tên gọi. Ví dụ:
- Ngành Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ: Trước đây theo VSIC 2007 được chia thành hai mã là 4211 và 4212. Tuy nhiên, theo VSIC 2018, hai mã này đã được gộp chung lại thành mã 4210.
- Ngành Bán lẻ ô tô con: Mã 4512 theo VSIC 2007 quy định cho loại xe từ 9 chỗ ngồi trở xuống. Sang VSIC 2018, mã 4512 được mở rộng phạm vi thành Bán lẻ ô tô con (loại 12 chỗ ngồi trở xuống).
Việc không cập nhật kịp thời mã ngành khi thực hiện các thủ tục thay đổi có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, gây mất thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Do đó, các chủ doanh nghiệp và bộ phận pháp chế cần chủ động tra cứu bảng chuyển đổi mã ngành trước khi soạn thảo hồ sơ.
Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp năm 2021
Dù pháp luật không bắt buộc cập nhật ngay nếu không có thay đổi, nhưng để đảm bảo tính thống nhất trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và thuận tiện cho việc xuất hóa đơn, giao dịch với ngân hàng hay đối tác, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện thủ tục cập nhật mã ngành nghề. Thủ tục này có thể thực hiện thông qua thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và không mất lệ phí nhà nước nếu chỉ thực hiện cập nhật mã ngành (theo quy định về hỗ trợ doanh nghiệp).
Nếu quý doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tra cứu mã ngành hoặc soạn thảo hồ sơ, hãy tham khảo các tài liệu hướng dẫn chính thống hoặc liên hệ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ kịp thời, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.