Trong hoạt động thương mại quốc tế, việc nắm vững các quy định về xuất nhập khẩu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và thời gian. Một trong những khâu quan trọng nhất nhưng cũng thường gây ra nhiều khó khăn chính là các thủ tục tại cơ quan hải quan. Vậy thủ tục hải quan là gì và quy trình thực hiện như thế nào để đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi, đúng pháp luật trong bối cảnh năm 2021?
Thủ tục hải quan là gì? Định nghĩa theo pháp luật Việt Nam
Để hiểu rõ bản chất của khái niệm này, chúng ta cần căn cứ vào các văn bản pháp lý cao nhất trong lĩnh vực hải quan. Theo quy định tại khoản 23 Điều 4 Luật Hải quan 2014:
"Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải."
Như vậy, thủ tục hải quan không chỉ đơn thuần là việc khai báo giấy tờ mà là một chuỗi các hoạt động nghiệp vụ nhằm mục đích quản lý nhà nước đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh. Việc thực hiện đúng và đủ các bước này là điều kiện tiên quyết để hàng hóa được phép lưu thông qua biên giới.
Mục đích của việc làm thủ tục hải quan
- Quản lý thuế: Giúp Nhà nước xác định chính xác trị giá hàng hóa để thu đúng, thu đủ các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế tiêu thụ đặc biệt...
- Kiểm soát an ninh: Ngăn chặn việc vận chuyển hàng cấm, vũ khí, chất nổ hoặc các sản phẩm gây nguy hại đến sức khỏe cộng đồng và an ninh quốc gia.
- Thống kê thương mại: Cung cấp dữ liệu chính xác cho các báo cáo kinh tế vĩ mô và đánh giá cán cân thương mại của quốc gia.
Địa bàn hoạt động hải quan diễn ra ở đâu?
Không phải mọi nơi đều có thể làm thủ tục hải quan. Căn cứ Điều 7 Luật Hải quan 2014, địa bàn hoạt động hải quan bao gồm:
- Các cửa khẩu đường bộ, ga đường sắt liên vận quốc tế, cảng hàng không dân dụng quốc tế.
- Cảng biển, cảng thủy nội địa có hoạt động xuất nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.
- Khu vực đang lưu giữ hàng hóa chịu sự giám sát hải quan, khu chế xuất, khu vực ưu đãi hải quan.
- Các địa điểm kiểm tra hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong lãnh thổ hải quan và trụ sở người khai hải quan khi kiểm tra sau thông quan.
Quy trình 7 bước làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu chi tiết nhất 2021
Quy trình làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu được quy định chi tiết tại Nghị định 08/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP) và hướng dẫn tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC). Dưới đây là 7 bước cơ bản:
Bước 1: Xác định loại hàng hóa nhập khẩu
Doanh nghiệp cần xác định hàng hóa của mình thuộc diện nào: hàng thông thường, hàng cấm, hay hàng phải kiểm tra chuyên ngành. Việc xác định đúng mã HS Code là cực kỳ quan trọng để áp mức thuế chính xác và tránh bị xử phạt do khai sai.
Bước 2: Kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa
Một bộ hồ sơ hải quan cơ bản bao gồm:
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
- Vận đơn (Bill of Lading).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) - nếu có để hưởng ưu đãi thuế.
Bước 3: Khai và truyền tờ khai hải quan điện tử
Hiện nay, hầu hết các thủ tục đều được thực hiện qua hệ thống VNACCS/VCIS. Doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin vào phần mềm và truyền dữ liệu đến cơ quan hải quan. Nếu thông tin hợp lệ, hệ thống sẽ cấp số tờ khai.
Bước 4: Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Doanh nghiệp mang vận đơn đến hãng vận chuyển hoặc đại lý để đóng phí và nhận lệnh giao hàng (Delivery Order). Đây là chứng từ chứng minh quyền sở hữu lô hàng để lấy hàng ra khỏi cảng.
Bước 5: Phân luồng tờ khai
Sau khi truyền tờ khai, hệ thống sẽ tự động phân luồng:
- Luồng Xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp in tờ khai và đi đóng thuế.
- Luồng Vàng: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy nhưng miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Luồng Đỏ: Kiểm tra chi tiết cả hồ sơ và thực tế hàng hóa (kiểm hóa).
Bước 6: Nộp thuế và hoàn tất thông quan
Doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định. Sau khi tiền thuế được xác nhận trên hệ thống, tờ khai sẽ được thông quan chính thức.
Bước 7: Chuyển hàng về kho bảo quản
Doanh nghiệp in mã vạch, xuống cảng làm thủ tục lấy hàng và thuê phương tiện vận chuyển về kho của mình để bắt đầu hoạt động kinh doanh hoặc sản xuất.
Những lưu ý quan trọng để tránh bị xử phạt vi phạm hải quan
Việc khai sai tên hàng, số lượng, trị giá hoặc mã HS Code là những lỗi phổ biến dẫn đến việc bị xử phạt hành chính. Theo quy định tại Nghị định 128/2020/NĐ-CP, các hành vi vi phạm có thể bị phạt tiền từ vài triệu đến hàng trăm triệu đồng, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu buôn lậu hoặc gian lận thương mại nghiêm trọng.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về thủ tục hải quan và quy trình nhập khẩu hàng hóa mới nhất năm 2021. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích giúp quý doanh nghiệp thực hiện các hoạt động thương mại quốc tế một cách an toàn và hiệu quả.