Bước sang năm tài chính 2022, cộng đồng doanh nghiệp và hộ kinh doanh đang đứng trước ngưỡng cửa chuyển đổi toàn diện sang hóa đơn điện tử. Một trong những vấn đề gây lúng túng nhất hiện nay chính là cách ghi ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn sao cho đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
1. Cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử: Hiểu sao cho đúng?
Kể từ ngày 01/01/2022, ký hiệu hóa đơn điện tử không còn là những dãy ký tự tự do mà phải tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc 6 ký tự. Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, sáu ký tự này phản ánh đầy đủ thông tin về loại hóa đơn, năm lập và tính chất có mã hay không có mã của cơ quan thuế.
Cụ thể, cấu trúc này được phân rã như sau:
- Ký tự đầu tiên: Là chữ cái C (hóa đơn có mã) hoặc K (hóa đơn không mã).
- Hai ký tự tiếp theo: Thể hiện năm lập hóa đơn bằng hai chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ, năm 2022 sẽ được ghi là 22. Đây là điểm khác biệt lớn nhất mà kế toán cần cập nhật ngay khi bước sang năm mới.
- Ký tự thứ tư: Là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H) đại diện cho loại hóa đơn điện tử được sử dụng (ví dụ: T là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp tự đăng ký).
- Hai ký tự cuối: Là chữ cái do người bán tự xác định phục vụ công tác quản lý.
"Ví dụ: Ký hiệu 1C22TAA cho biết đây là Hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế, được lập trong năm 2022, thuộc loại hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký sử dụng."
2. Nguyên tắc đánh số hóa đơn: Bắt đầu lại từ con số 1
Một sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp mắc phải khi chuyển giao năm tài chính là tiếp tục đánh số hóa đơn nối tiếp của năm cũ. Tuy nhiên, theo điểm a khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, số hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn.
Đặc biệt, quy định nêu rõ số hóa đơn bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Với tối đa 8 chữ số, doanh nghiệp có thể xuất đến số 99.999.999 trước khi phải quay lại chu kỳ mới. Việc thiết lập lại số thứ tự này giúp cơ quan thuế và doanh nghiệp dễ dàng quản lý doanh thu theo từng năm tài chính.
3. Trách nhiệm của doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp
Trong bối cảnh thời gian đầu năm 2022, các doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cập nhật hệ thống. Hầu hết các phần mềm hiện nay đều đã hỗ trợ tính năng tự động nhảy ký hiệu năm (từ 21 sang 22) và reset số hóa đơn về 1. Tuy nhiên, kế toán vẫn cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký số hóa đơn đầu tiên của năm để tránh các rủi ro về hóa đơn không hợp lệ.
Nếu doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hóa đơn theo mẫu cũ (theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP), cần lưu ý thời hạn bắt buộc chuyển đổi sang Nghị định 123/2020/NĐ-CP là trước ngày 01/07/2022. Việc chủ động chuyển đổi sớm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu sai sót thủ công.
Lời khuyên cho kế toán trong giai đoạn chuyển giao
Để đảm bảo việc xuất hóa đơn diễn ra thông suốt, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:
- Rà soát lại thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
- Kiểm tra cấu hình ký hiệu trên phần mềm, đảm bảo hai ký tự năm đã chuyển sang số 22.
- Đảm bảo số hóa đơn bắt đầu từ 00000001.
- Trong trường hợp phát hiện sai sót trên hóa đơn đã lập, cần thực hiện xử lý theo đúng quy trình điều chỉnh, thay thế quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Việc nắm vững các quy định về ký hiệu và số hóa đơn không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị tài chính của doanh nghiệp trong năm 2022.