Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các thay đổi về thông tin liên lạc hoặc thông tin cá nhân của người quản lý. Khác với các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh làm thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thủ tục bổ sung, cập nhật thông tin là một bước quản trị quan trọng để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
1. Khi nào cần thực hiện thủ tục bổ sung, cập nhật thông tin doanh nghiệp?
Theo quy định tại Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có nghĩa vụ và quyền lợi thực hiện việc bổ sung, cập nhật thông tin trong các trường hợp cụ thể sau đây:
- Cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật: Khi có sự thay đổi về thông tin trên giấy tờ tùy thân (Số Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu) hoặc thay đổi địa chỉ thường trú, chỗ ở hiện tại của người đại diện mà không làm thay đổi chính người đó.
- Thay đổi do địa giới hành chính: Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở do cơ quan nhà nước đổi tên đường, đánh lại số nhà hoặc thay đổi địa giới hành chính nhưng không thực hiện việc chuyển trụ sở sang địa bàn khác.
- Cập nhật mã ngành nghề kinh doanh: Đối với các doanh nghiệp vẫn đang sử dụng các mã ngành nghề cũ chưa được mã hóa theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam cấp 4 hiện hành.
- Bổ sung thông tin liên lạc: Cập nhật số điện thoại (đây là thông tin bắt buộc theo pháp luật hiện nay), email, số fax, website hoặc thông tin về tài khoản ngân hàng, thông tin đăng ký thuế.
2. Hồ sơ và trình tự thực hiện thủ tục
Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020, thủ tục này được đánh giá là khá đơn giản nhưng đòi hỏi sự chính xác về mặt biểu mẫu. Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:
- Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Phụ lục II-5 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ (nếu không phải là người đại diện theo pháp luật trực tiếp đi nộp).
- Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.
Thời gian giải quyết hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
3. Mẫu thông báo bổ sung, cập nhật thông tin công ty cổ phần
Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được trích dẫn từ Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT mà các công ty cổ phần cần sử dụng:
TÊN DOANH NGHIỆP _________ Số: …. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ______________________ …, ngày.... tháng....năm….. THÔNG BÁOVề việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp
Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố .....
Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ………………………………..
Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ………………………………..
Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):…………
Ngày cấp …../….../…….. Nơi cấp: ………………………………
Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp như sau:
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.
NGƯỜI ĐẠI BIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký và ghi họ tên)
Việc thực hiện đúng và kịp thời thủ tục bổ sung, cập nhật thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn giúp các đối tác, khách hàng dễ dàng liên hệ và tra cứu thông tin chính thống, từ đó nâng cao uy tín của công ty trên thị trường.