Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, việc thiết lập hệ thống hóa đơn là bước đi quan trọng để hợp thức hóa các giao dịch kinh doanh. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc lần đầu thực hiện đặt in hóa đơn, thủ tục thông báo với cơ quan thuế là bắt buộc. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục này. Khi đó, Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thông báo đặt in hóa đơn giá trị gia tăng trở thành văn bản pháp lý thiết yếu.
Căn cứ pháp lý và tầm quan trọng của việc ủy quyền
Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp trước khi đặt in hóa đơn lần đầu phải gửi thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc ủy quyền cho nhân viên hoặc cá nhân khác thực hiện thay giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chuyên nghiệp trong giao dịch hành chính.
Giấy ủy quyền cần đảm bảo đầy đủ các thông tin về bên ủy quyền (thường là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp) và bên được ủy quyền, cùng với phạm vi công việc cụ thể để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Nội dung chi tiết Mẫu Giấy ủy quyền thông báo đặt in hóa đơn
Dưới đây là mẫu giấy ủy quyền được trình bày chuẩn xác, đáp ứng yêu cầu của các cơ quan thuế hiện nay:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc
…, ngày … tháng … năm …
GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./GUQ-…….
(Về việc thông báo đặt in hóa đơn giá trị gia tăng lần đầu)
I. Bên ủy quyền (Bên A)
- Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………………
- Số CMND/Thẻ CCCD: ……………… do …………… cấp ngày ……………
- Hộ khẩu thường trú: ……………………………………………………………………
- Chức vụ: Người đại diện theo pháp luật của Công ty ………………………
- Mã số doanh nghiệp: ………… do Sở KH&ĐT ………… cấp ngày ……………
II. Bên được ủy quyền (Bên B)
- Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………………
- Số CMND/Thẻ CCCD: ……………… do …………… cấp ngày ……………
- Chức vụ: …………………………… tại Công ty ……………………………
- Chỗ ở hiện tại: ……………………………………………………………………
III. Phạm vi ủy quyền
1. Bên B có quyền thay mặt Bên A liên hệ với Chi cục Thuế/Cục Thuế …………………… (tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp) để thực hiện thủ tục thông báo về việc đặt in hóa đơn giá trị gia tăng lần đầu cho Công ty …………………….
2. Trong phạm vi ủy quyền, Bên B được quyền lập, ký tên trên các tờ khai, văn bản, nhận kết quả và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến thủ tục nêu trên theo quy định của pháp luật.
IV. Thời hạn ủy quyền
Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành nội dung công việc nêu trên hoặc cho đến khi có văn bản thay thế/hủy bỏ ủy quyền từ Bên A.
BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN(Ký, ghi rõ họ tên) BÊN ỦY QUYỀN(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Những lưu ý quan trọng khi lập giấy ủy quyền
Để giấy ủy quyền có giá trị pháp lý cao nhất và được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:
- Thông tin chính xác: Mọi thông tin về số CMND, địa chỉ, mã số thuế phải khớp hoàn toàn với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ tùy thân.
- Con dấu pháp nhân: Giấy ủy quyền của doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu tròn của công ty.
- Phạm vi rõ ràng: Cần ghi rõ là "Thông báo đặt in hóa đơn lần đầu" để tránh việc lạm dụng ủy quyền cho các mục đích khác.
- Số lượng bản: Nên lập ít nhất 02 bản, 01 bản nộp cho cơ quan thuế và 01 bản lưu tại doanh nghiệp để đối chiếu khi cần thiết.
Việc chuẩn bị chu đáo Giấy ủy quyền không chỉ giúp thủ tục thông báo đặt in hóa đơn diễn ra suôn sẻ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý hành chính của doanh nghiệp ngay từ những ngày đầu thành lập.