Hướng dẫn lập Biên bản họp HĐTV thay đổi tên công ty chuẩn pháp lý 2023

Trong quá trình hoạt động và phát triển, việc thay đổi tên gọi để phù hợp với chiến lược thương hiệu mới là nhu cầu tất yếu của nhiều doanh nghiệp. Đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thay đổi tên công ty là văn bản pháp lý quan trọng nhất, ghi nhận sự đồng thuận của các chủ sở hữu và là thành phần không thể thiếu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Hội đồng thành viên họp bàn về việc thay đổi tên gọi và chiến lược thương hiệu mới (ảnh minh họa)

1. Giá trị pháp lý của Biên bản họp Hội đồng thành viên

Căn cứ theo quy định tại Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp Hội đồng thành viên (HĐTV) phải được lập và thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp. Đây là văn bản ghi nhận toàn bộ diễn biến, các ý kiến thảo luận và kết quả biểu quyết của các thành viên về vấn đề thay đổi tên doanh nghiệp.

Biên bản này không chỉ có giá trị nội bộ nhằm lưu trữ thông tin và làm căn cứ để ban hành Nghị quyết của Hội đồng thành viên, mà còn là tài liệu bắt buộc phải nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh khi thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 48 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Trích dẫn Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020: "1. Cuộc họp Hội đồng thành viên phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi lại và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. 2. Biên bản họp Hội đồng thành viên phải làm xong và thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp..."

2. Những nội dung bắt buộc phải có trong biên bản

Để đảm bảo tính hợp lệ khi nộp hồ sơ lên cơ quan chức năng, biên bản họp cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

• Thời gian và địa điểm: Ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm và địa chỉ trụ sở nơi diễn ra cuộc họp.
• Thành phần tham dự: Danh sách các thành viên dự họp, tỷ lệ vốn góp tương ứng và số phiếu biểu quyết của mỗi người.
• Nội dung thảo luận: Ghi nhận ý kiến của các thành viên về lý do đổi tên, tên dự kiến mới (bao gồm tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt).
• Kết quả biểu quyết: Tổng số phiếu tán thành, không tán thành hoặc ý kiến khác. Lưu ý về tỷ lệ thông qua theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc Luật Doanh nghiệp.
• Chữ ký: Phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký cuộc họp.

Việc ký kết và đóng dấu biên bản họp cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo giá trị pháp lý (ảnh minh họa)

3. Mẫu Biên bản họp HĐTV thay đổi tên công ty mới nhất

Dưới đây là mẫu biên bản được xây dựng dựa trên các quy định pháp luật hiện hành, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng:

4. Một số lưu ý quan trọng khi đặt tên mới

Khi quyết định tên mới trong biên bản họp, Hội đồng thành viên cần đối chiếu với các quy định cấm trong đặt tên doanh nghiệp tại Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể:

• Không được đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký.
• Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị... để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận.
• Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Sau khi có biên bản họp và nghị quyết, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Việc chậm trễ có thể dẫn đến các chế tài xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách lập Biên bản họp Hội đồng thành viên thay đổi tên công ty. Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và đúng quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiến độ hoạt động kinh doanh.