Việc quản lý và lập danh sách người lao động tại các chi nhánh của Công ty TNHH hai thành viên trở lên không chỉ là yêu cầu về mặt hành chính mà còn là nghĩa vụ pháp lý quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ các quy định về đăng ký doanh nghiệp, lao động và bảo hiểm xã hội.
Quản lý hồ sơ nhân sự và danh sách lao động tại chi nhánh doanh nghiệp (ảnh minh họa)
Căn cứ pháp lý lập danh sách người lao động tại chi nhánh
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Do đó, việc sử dụng lao động tại chi nhánh phải tuân thủ các quy định chung của doanh nghiệp và pháp luật lao động hiện hành.
Cụ thể, việc lập danh sách này nhằm phục vụ các mục đích sau:
- Khai trình sử dụng lao động: Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2012, người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động.
- Quản lý hồ sơ bảo hiểm: Làm cơ sở để thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên tại chi nhánh.
- Giải quyết chế độ khi chấm dứt HĐLĐ: Đảm bảo tính minh bạch trong việc tính trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm theo quy định tại Điều 48 và Điều 49 của Bộ luật Lao động 2012.
Nội dung chi tiết mẫu Danh sách người lao động
Dưới đây là mẫu danh sách người lao động thường được sử dụng trong các thủ tục hành chính và quản lý nội bộ tại chi nhánh Công ty TNHH hai thành viên trở lên:
(Tên doanh nghiệp) …………………
(Tên chi nhánh) ……………..………
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
DANH SÁCH NGƯỜI LAO ĐỘNG
Tên chi nhánh: ……………..……………………..……………………..……………………..
Mã số chi nhánh: ……………..……………………..……………………..……………………..
Địa chỉ: ……………..……………………..……………………..……………………..…………
STT Họ và tên Giới tính Ngày sinh Hộ khẩu thường trú Công việc đang làm Loại HĐLĐ Trợ cấp thôi việc, nghỉ việc Ghi chú Nam Nữ Thời gian tính trợ cấp Mức lương & phụ cấp Số tháng tính Tổng tiền 1 ... Doanh nghiệp cam kết:
1/ Chịu trách nhiệm về tính trung thực của nội dung kê khai.
2/ Đã giải quyết chế độ cho người lao động theo đúng pháp luật về lao động.
Người lập biểu
(Ký, ghi rõ họ tên)
..., ngày ... tháng ... năm ...
ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
Ký kết và xác nhận danh sách lao động tại chi nhánh (ảnh minh họa)
Những lưu ý quan trọng khi lập danh sách lao động
Khi thực hiện lập danh sách người lao động cho chi nhánh, bộ phận nhân sự cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau để tránh rủi ro pháp lý:
1. Phân loại hợp đồng lao động
Cần ghi rõ loại hợp đồng lao động mà chi nhánh đã ký kết với người lao động (Hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng, hoặc hợp đồng theo mùa vụ/công việc nhất định dưới 12 tháng) theo quy định tại Điều 22 Bộ luật Lao động 2012.
2. Chế độ trợ cấp thôi việc
Trong trường hợp danh sách lập nhằm mục đích giải thể chi nhánh hoặc chấm dứt hợp đồng lao động hàng loạt, doanh nghiệp phải tính toán chính xác thời gian làm việc để tính trợ cấp thôi việc. Theo khoản 2 Điều 48 Bộ luật Lao động 2012, thời gian làm việc để tính trợ cấp thôi việc là tổng thời gian người lao động đã làm việc thực tế cho người sử dụng lao động trừ đi thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian làm việc đã được chi trả trợ cấp thôi việc.
3. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật
Mặc dù chi nhánh có thể có người đứng đầu chi nhánh, nhưng về mặt pháp lý đối với các giao dịch lao động quan trọng hoặc khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (Công ty mẹ) vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác của danh sách này.
Việc duy trì một danh sách người lao động khoa học và đúng pháp luật không chỉ giúp chi nhánh vận hành trơn tru mà còn là lá chắn pháp lý vững chắc cho doanh nghiệp trong các đợt thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước.