Mẫu Văn bản ủy quyền quản lý phần vốn góp mới nhất 2018 và những lưu ý pháp lý quan trọng

Tầm quan trọng của Văn bản ủy quyền quản lý phần vốn góp trong doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, không phải lúc nào các chủ sở hữu, thành viên góp vốn cũng có điều kiện trực tiếp tham gia quản lý hoặc thực hiện các quyền của mình tại doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với các tổ chức là thành viên của Công ty TNHH hoặc cổ đông của Công ty Cổ phần, việc cử người đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp là yêu cầu bắt buộc về mặt thủ tục hành chính và quản trị nội bộ.

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp sẽ thay mặt chủ sở hữu thực hiện các quyền và nghĩa vụ tại Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông. Việc xác lập mối quan hệ này phải được thể hiện bằng văn bản cụ thể, đảm bảo tính pháp lý cao nhất để tránh các tranh chấp phát sinh sau này.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động ủy quyền năm 2018

Tại thời điểm hiện tại (tháng 10/2018), các hoạt động ủy quyền quản lý vốn góp được điều chỉnh bởi hai văn bản quy phạm pháp luật quan trọng nhất:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về tiêu chuẩn, điều kiện và số lượng người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu là tổ chức.
• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định chung về đại diện và ủy quyền, hình thức văn bản ủy quyền và thời hạn ủy quyền.

Cụ thể, theo Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2014, việc chỉ định người đại diện theo ủy quyền phải được thông báo bằng văn bản cho công ty và chỉ có hiệu lực đối với công ty kể từ ngày công ty nhận được thông báo.

"Người đại diện theo ủy quyền phải là cá nhân, được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật này."

Nội dung bắt buộc phải có trong Văn bản ủy quyền

Để một văn bản ủy quyền quản lý phần vốn góp có giá trị pháp lý và được doanh nghiệp chấp thuận, nội dung cần đảm bảo các yếu tố sau:

1. Thông tin các bên

Cần ghi rõ thông tin của Bên ủy quyền (Chủ sở hữu/Thành viên/Cổ đông) và Bên được ủy quyền. Đối với tổ chức, phải có mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và thông tin người đại diện theo pháp luật. Đối với cá nhân được ủy quyền, cần có đầy đủ thông tin CMND/CCCD và hộ khẩu thường trú.

2. Phạm vi và nội dung ủy quyền

Đây là phần quan trọng nhất. Bên ủy quyền cần xác định rõ người được ủy quyền có quyền quyết định các vấn đề gì: Biểu quyết tại cuộc họp, nhận cổ tức, chuyển nhượng vốn, hay tham gia ứng cử vào các chức danh quản lý. Nếu ủy quyền cho nhiều người, phải xác định cụ thể phần vốn góp tương ứng cho mỗi người đại diện.

3. Thời hạn ủy quyền

Nếu không có thỏa thuận khác hoặc pháp luật không quy định khác, thời hạn ủy quyền sẽ do các bên tự thỏa thuận. Thông thường, các doanh nghiệp thường để thời hạn ủy quyền theo nhiệm kỳ hoặc cho đến khi có văn bản thay thế khác.

Mẫu Văn bản ủy quyền quản lý phần vốn góp chuẩn pháp lý

Dưới đây là mẫu văn bản được xây dựng dựa trên các quy định hiện hành của Luật Doanh nghiệp 2014:

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Khi lập văn bản ủy quyền quản lý phần vốn góp vào năm 2018, các bên cần lưu ý:

• Tiêu chuẩn người đại diện: Theo khoản 5 Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo ủy quyền không được là người có quan hệ gia đình (vợ, chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh chị em ruột) của người quản lý công ty và của người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty đó (áp dụng đối với công ty có vốn nhà nước).
• Trách nhiệm của người đại diện: Người đại diện theo ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Bên ủy quyền về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Mọi sai phạm gây thiệt hại cho doanh nghiệp hoặc bên ủy quyền có thể dẫn đến trách nhiệm bồi thường dân sự theo Bộ luật Dân sự 2015.
• Thông báo cho doanh nghiệp: Sau khi lập văn bản ủy quyền, Bên ủy quyền phải gửi văn bản này đến trụ sở chính của công ty nhận vốn góp để ghi nhận vào Sổ đăng ký thành viên/cổ đông.

Việc chuẩn bị một văn bản ủy quyền chặt chẽ không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư mà còn giúp bộ máy quản trị của doanh nghiệp vận hành trơn tru, đúng quy định pháp luật.