Việc chuyển đổi và cập nhật dữ liệu từ Giấy phép đầu tư sang hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia là một bước đi quan trọng trong lộ trình cải cách hành chính, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa thông tin pháp lý và thuận tiện hơn trong các giao dịch kinh tế. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/10/2018, các quy định về số hóa hồ sơ và chuẩn hóa dữ liệu đã được siết chặt và hướng dẫn chi tiết hơn.
Tại sao doanh nghiệp cần cập nhật thông tin từ Giấy phép đầu tư?
Trước đây, nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động dựa trên Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh). Tuy nhiên, để đồng bộ hóa với Luật Doanh nghiệp 2014 và Luật Đầu tư 2014, các thông tin này cần được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Theo quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện việc bổ sung, cập nhật các thông tin còn thiếu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nhưng không làm thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh. Việc này giúp doanh nghiệp có được mã số doanh nghiệp duy nhất, thay thế cho mã số thuế và số giấy phép đầu tư cũ.
Mẫu Giấy đề nghị cập nhật thông tin doanh nghiệp mới nhất
Dưới đây là mẫu Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp dành cho doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (Phụ lục II-18 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT):
GIẤY ĐỀ NGHỊBổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tưKính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố .........Tên doanh nghiệp: .................................................................................................Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ..........................................................................Số Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư: .....................................................Ngày cấp: ...../...../........ Nơi cấp: .......................................................................
Quy trình thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Để thực hiện việc cập nhật, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm Giấy đề nghị theo mẫu nêu trên và bản sao hợp lệ Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư. Quy trình cụ thể như sau:
- Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ và cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu.
- Bước 3: Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (nếu có yêu cầu đổi) hoặc thông báo về việc đã cập nhật thông tin thành công.
Lưu ý rằng, theo Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh khuyến khích doanh nghiệp thực hiện đăng ký qua mạng để rút ngắn thời gian và chi phí.
Một số lưu ý quan trọng khi kê khai thông tin
Khi điền mẫu Giấy đề nghị, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến phần ngành, nghề kinh doanh. Cần đối chiếu và ghi tên, mã ngành theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam quy định tại Quyết định 27/2018/QĐ-TTg (vừa có hiệu lực từ 06/07/2018). Việc áp mã ngành chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối pháp lý khi thực hiện các thủ tục thuế hoặc xuất nhập khẩu sau này.
Ngoài ra, thông tin về vốn điều lệ và danh sách cổ đông/thành viên góp vốn cũng cần được kê khai chi tiết, khớp với các tài liệu chứng minh vốn thực góp tại thời điểm cập nhật.