Tại sao doanh nghiệp cần cập nhật thông tin Văn phòng đại diện vào cuối năm 2018?
Tính đến tháng 12/2018, hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia đang trong giai đoạn chuẩn hóa dữ liệu mạnh mẽ. Theo quy định tại Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018), các doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư cần thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động của các đơn vị phụ thuộc để đồng bộ với mã số thuế và mã số doanh nghiệp duy nhất.
Chuyên gia pháp lý hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đăng ký kinh doanh (ảnh minh họa)
Việc cập nhật này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong các giao dịch dân sự, kê khai thuế và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến bảo hiểm xã hội cho nhân sự tại văn phòng đại diện.
Mẫu Giấy đề nghị cập nhật thông tin Văn phòng đại diện mới nhất
Dưới đây là mẫu văn bản được soạn thảo dựa trên hướng dẫn tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT, áp dụng cho các trường hợp bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư.
(Tên doanh nghiệp) Số: …………..
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ———————————————— ……, ngày…… tháng…… năm ……
GIẤY ĐỀ NGHỊ Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư
Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …………..
Tên doanh nghiệp (viết bằng chữ in hoa): ................................................................................... Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................................................ Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: .....................................................................................
Đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện với các nội dung cụ thể như sau:
I. Thông tin về văn phòng đại diện: 1. Tên văn phòng đại diện (viết bằng chữ in hoa): ........................................................................ 2. Mã số văn phòng đại diện/ Mã số thuế: ................................................................................... 3. Thông tin về Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư: .......................................................... 4. Địa chỉ văn phòng đại diện: ..................................................................................................... 5. Nội dung hoạt động: ............................................................................................................... 6. Người đứng đầu văn phòng đại diện: ...................................................................................... 7. Thông tin đăng ký thuế: (Hạch toán, năm tài chính, tài khoản ngân hàng...)
ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp cần được lưu trữ và cập nhật cẩn thận (ảnh minh họa)
Quy trình thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Theo quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP, quy trình cập nhật thông tin được thực hiện qua các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Ngoài Giấy đề nghị theo mẫu trên, doanh nghiệp cần chuẩn bị bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép đầu tư và các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bước 2: Nộp hồ sơ. Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở hoặc nộp qua mạng thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 3: Tiếp nhận và xử lý. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.
- Bước 4: Nhận kết quả. Doanh nghiệp nhận Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
Một số lưu ý quan trọng về thuế và con dấu
Tại thời điểm tháng 12/2018, việc cập nhật thông tin văn phòng đại diện thường đi kèm với việc cấp mã số đơn vị phụ thuộc 13 số nếu trước đó văn phòng chỉ sử dụng mã số thuế riêng. Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Về con dấu: Nếu thông tin trên con dấu của văn phòng đại diện có thay đổi (ví dụ thay đổi tên hoặc địa chỉ khác quận/huyện), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy mẫu dấu cũ và thông báo mẫu dấu mới theo quy định.
- Về thuế môn bài: Văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh thì không phải nộp lệ phí môn bài, tuy nhiên vẫn phải thực hiện tờ khai lệ phí môn bài khi mới thành lập hoặc có thay đổi thông tin làm phát sinh nghĩa vụ thuế.
Việc chủ động cập nhật thông tin chính xác giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư theo quy định hiện hành.