Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi các thông tin liên quan đến Văn phòng đại diện (VPĐD) là nhu cầu tất yếu của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH hai thành viên trở lên cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền là bước pháp lý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và thông suốt cho quy trình này.
Căn cứ pháp lý về ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp năm 2018
Tại thời điểm cuối năm 2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp và thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của đơn vị trực thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện) được điều chỉnh bởi Luật Doanh nghiệp 2014 và Nghị định 78/2015/NĐ-CP.
Đặc biệt, từ ngày 10/10/2018, Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực đã mang đến những cải cách quan trọng trong thủ tục hành chính. Theo quy định tại khoản 5 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP (sửa đổi Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP), người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục.
"Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định sau đây: 1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân..."
Nội dung bắt buộc trong Giấy ủy quyền
Để Giấy ủy quyền có giá trị pháp lý khi nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần đảm bảo các thông tin sau:
- Thông tin Bên ủy quyền: Tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính và thông tin của người đại diện theo pháp luật.
- Thông tin Bên được ủy quyền: Họ tên, số CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu, hộ khẩu thường trú của người trực tiếp đi nộp hồ sơ.
- Phạm vi ủy quyền: Cần ghi rõ là thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện (ví dụ: thay đổi địa chỉ, thay đổi người đứng đầu VPĐD...).
- Thời hạn ủy quyền: Thường ghi từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc.
Mẫu Giấy ủy quyền tham khảo (Cập nhật 2018)
Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế phù hợp với quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
..., ngày ... tháng ... năm 2018
GIẤY ỦY QUYỀN
(Về việc thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký Văn phòng đại diện)
I. BÊN ỦY QUYỀN (CÔNG TY)
Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................
Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày .....................................
Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................
Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: ...............................
II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN
Họ và tên: ................................................. Giới tính: .............................................
Số CMND/Thẻ CCCD: ................. do ................. cấp ngày ...................................
Hộ khẩu thường trú: .................................................................................................
Chỗ ở hiện tại: ........................................................................................................
III. PHẠM VI ỦY QUYỀN
1. Bên được ủy quyền thay mặt Công ty thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố .................................
2. Nội dung công việc bao gồm: Nộp hồ sơ, sửa đổi bổ sung hồ sơ (nếu có), nhận kết quả (Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD mới) và ký các giấy tờ liên quan trong quá trình thực hiện.
3. Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế khác.
| BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên) | BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) |
Lưu ý quan trọng khi thực hiện
Khi đi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền cần mang theo bản gốc CMND/CCCD để đối chiếu. Ngoài ra, theo Nghị định 108/2018/NĐ-CP, văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực, trừ khi doanh nghiệp có yêu cầu riêng hoặc điều lệ công ty quy định khác.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị hành chính pháp lý.