Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là một thủ tục hành chính quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định để tránh các rủi ro pháp lý về sau. Trong bộ hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động, Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán đóng vai trò then chốt, thể hiện sự minh bạch và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với các bên liên quan.

1. Căn cứ pháp lý thực hiện thủ tục năm 2018

Tại thời điểm năm 2018, các hoạt động đăng ký và chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện được điều chỉnh chủ yếu bởi:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của văn phòng đại diện trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động.

2. Tầm quan trọng của Danh sách chủ nợ

Danh sách chủ nợ không chỉ là một thành phần trong hồ sơ nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh mà còn là văn bản cam kết của doanh nghiệp về việc đã hoàn tất các nghĩa vụ tài chính. Các khoản nợ cần được liệt kê chi tiết bao gồm:

• Nợ lương và trợ cấp: Đảm bảo quyền lợi cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện.
• Nợ thuế: Phải hoàn tất thủ tục khóa mã số thuế tại cơ quan thuế trước khi thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Nợ bảo hiểm xã hội: Các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên.
• Các khoản nợ đối tác: Tiền thuê văn phòng, chi phí dịch vụ điện, nước, viễn thông...

3. Mẫu Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán

Dưới đây là mẫu biểu chi tiết được sử dụng phổ biến trong hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện:

(Tên doanh nghiệp) ………………… (Tên văn phòng đại diện) ……………..………

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

DANH SÁCH CHỦ NỢ VÀ SỐ NỢ CHƯA THANH TOÁN

Tên văn phòng đại diện: …………..……………………..……………………..

Mã số văn phòng đại diện: ……………..……………………..……………………..

Địa chỉ: ……………..……………………..……………………..……………………..

Loại nợ	Tên chủ nợ	Địa chỉ	Số nợ	Thời hạn thanh toán	Phương thức thanh toán
Nợ lương
Nợ trợ cấp thôi việc
Nợ bảo hiểm xã hội
Nợ thuế
Các khoản nợ khác

Doanh nghiệp cam kết chịu trách nhiệm về tính trung thực của nội dung kê khai.

…, ngày … tháng … năm … ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

4. Những lưu ý quan trọng khi kê khai

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, theo Điều 59 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm cá nhân về tính trung thực và chính xác của hồ sơ. Nếu phát hiện có sự gian lận hoặc bỏ sót chủ nợ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật dân sự.

Trước khi nộp hồ sơ này, hãy chắc chắn rằng văn phòng đại diện đã hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Đây là điều kiện tiên quyết để Phòng Đăng ký kinh doanh chấp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.