Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc thay đổi chiến lược kinh doanh dẫn đến nhu cầu thu hẹp quy mô hoặc đóng cửa các đơn vị phụ thuộc là điều tất yếu. Đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên, việc ban hành Quyết định giải thể văn phòng đại diện là bước pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất để thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
1. Văn phòng đại diện là gì và khi nào cần giải thể?
Căn cứ nội dung Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Cần lưu ý rằng, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh trực tiếp.
Thông thường, các công ty TNHH 1 thành viên lập văn phòng đại diện để thực hiện các công việc như: nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác, hỗ trợ kỹ thuật hoặc quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên, khi các mục tiêu này đã đạt được hoặc công ty muốn tập trung nguồn lực vào các mảng khác, Chủ sở hữu sẽ chủ động ra quyết định chấm dứt hoạt động.
2. Căn cứ pháp lý thực hiện thủ tục năm 2023
Tính đến thời điểm tháng 03/2023, các doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục này cần đối chiếu với hai văn bản quy phạm pháp luật chủ chốt:
- Luật Doanh nghiệp 2020: Quy định chung về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với đơn vị phụ thuộc.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP: Tại Điều 72, Chính phủ đã hướng dẫn rất chi tiết về trình tự, hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
"Doanh nghiệp có thể chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện."
3. Mẫu Quyết định giải thể văn phòng đại diện công ty TNHH 1 thành viên
Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn xác nhất dành cho Chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên khi muốn đóng cửa văn phòng đại diện:
| CÔNG TY (Tên công ty) Số: ……/QĐ-… | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _____________________ …, ngày ...... tháng ....... năm 2023 |
QUYẾT ĐỊNH CỦA CHỦ SỞ HỮUVề việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện
- Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Căn cứ Điều lệ Công ty (Tên công ty) đã được phê duyệt;
- Xét nhu cầu thực tế và tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện với nội dung cụ thể như sau:
1.1 Tên Văn phòng đại diện: …………………………………
1.2 Mã số Văn phòng đại diện: ……………………
1.3 Địa chỉ Văn phòng đại diện: …………………………….
1.4 Lý do chấm dứt hoạt động: (Ví dụ: Do thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc cơ cấu lại tổ chức hoạt động của công ty).
Điều 2. Cam kết và trách nhiệm của Công ty:
- Công ty cam kết thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế, tài chính và các khoản nợ khác với cơ quan nhà nước và bên thứ ba.
- Công ty cam kết giải quyết đầy đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đang làm việc tại Văn phòng đại diện theo đúng quy định của pháp luật lao động.
- Công ty chịu trách nhiệm thông báo cho các đối tác, khách hàng có liên quan về việc chấm dứt hoạt động này.
Điều 3. Điều khoản thi hành
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Người đại diện theo pháp luật của Công ty và các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
| Nơi nhận: - Như Điều 3; - Phòng ĐKKD (để làm thủ tục); - Lưu hồ sơ công ty. | CHỦ SỞ HỮU CÔNG TY (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) |
4. Những lưu ý "vàng" khi thực hiện thủ tục
Để quá trình giải thể diễn ra suôn sẻ, tránh bị cơ quan chức năng trả hồ sơ hoặc xử phạt hành chính, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
- Hoàn thành nghĩa vụ thuế: Trước khi nộp hồ sơ lên Phòng Đăng ký kinh doanh, văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đây là điều kiện tiên quyết.
- Giải quyết quyền lợi lao động: Phải đảm bảo thanh toán đầy đủ lương, trợ cấp (nếu có) và chốt sổ bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng.
- Tính thống nhất của hồ sơ: Thông tin về tên, địa chỉ văn phòng đại diện trong Quyết định phải khớp hoàn toàn với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động hoặc dữ liệu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Thời hạn nộp hồ sơ: Theo quy định tại Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có 10 ngày để thông báo kể từ ngày ra quyết định.
Hy vọng mẫu Quyết định giải thể văn phòng đại diện công ty TNHH 1 thành viên và những hướng dẫn trên đây sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác nhất trong năm 2023.