Trong quá trình vận hành, vì nhiều lý do khách quan hoặc chiến lược kinh doanh thay đổi, các công ty hợp danh có thể quyết định đóng cửa các đơn vị phụ thuộc. Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện không chỉ đơn thuần là dừng giao dịch mà còn là một thủ tục pháp lý bắt buộc phải thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trước pháp luật.
Chuyên gia pháp lý thực hiện các thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện cho doanh nghiệp (ảnh minh họa)
Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Tại thời điểm cuối năm 2018, mọi hoạt động về đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp của công ty hợp danh được điều chỉnh trực tiếp bởi Luật Doanh nghiệp 2014 và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP.
Theo quy định tại Điều 211 Luật Doanh nghiệp 2014, văn phòng đại diện có thể chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện gồm những gì?
Để thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại khoản 2 Điều 60 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, bao gồm:
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (theo mẫu quy định);
- Quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên;
- Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của văn phòng đại diện và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
- Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
- Con dấu của văn phòng đại diện (nếu có).
Hồ sơ pháp lý là yếu tố then chốt để hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động (ảnh minh họa)
Mẫu thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện mới nhất 2018
Dưới đây là nội dung mẫu thông báo chuẩn mà doanh nghiệp cần kê khai để gửi tới Phòng Đăng ký kinh doanh:
(Tên doanh nghiệp) -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------- Số: ………….. ……, ngày…… tháng…… năm …… THÔNG BÁOVề việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện
Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ....................
Tên doanh nghiệp (viết bằng chữ in hoa): ........................................................................................
Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: .....................................................................................................
Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện sau:
1. Tên văn phòng đại diện: ...............................................................................................................
2. Mã số văn phòng đại diện: ...........................................................................................................
3. Địa chỉ văn phòng đại diện: ..........................................................................................................
Doanh nghiệp cam kết sẽ chịu trách nhiệm thanh toán hết các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản khác của văn phòng đại diện và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Thông báo này.
Các giấy tờ gửi kèm:- Quyết định chấm dứt;- Biên bản họp;- Danh sách chủ nợ... ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký và ghi rõ họ tên)
Quy trình thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ chấm dứt nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 2: Thực hiện các nghĩa vụ về thuế. Doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng đại diện trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
Bước 3: Trả con dấu (nếu văn phòng đại diện sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp) hoặc tự hủy con dấu và thông báo theo quy định của doanh nghiệp.
Việc tuân thủ đúng quy định tại Điều 211 Luật Doanh nghiệp 2014 giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và các khoản xử phạt hành chính không đáng có trong quá trình tái cấu trúc bộ máy hoạt động.