Trong quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là tại các công ty cổ phần, phiên họp Hội đồng quản trị (HĐQT) đóng vai trò then chốt trong việc đưa ra các quyết định chiến lược. Để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch, Phiếu biểu quyết là tài liệu không thể thiếu đi kèm với mỗi thông báo mời họp.
Hội đồng quản trị thảo luận và biểu quyết các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp (ảnh minh họa)
1. Quy định về thông báo mời họp và Phiếu biểu quyết
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể là tại khoản 6 Điều 157, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp (trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác).
Nội dung thông báo mời họp phải đảm bảo các yếu tố:
- Xác định cụ thể thời gian và địa điểm tổ chức phiên họp.
- Chương trình họp và các vấn đề cần thảo luận, quyết định.
- Bắt buộc kèm theo: Tài liệu sử dụng tại cuộc họp và Phiếu biểu quyết của thành viên.
2. Các hình thức tham dự và biểu quyết hợp lệ
Nhằm tạo điều kiện tối đa cho các thành viên HĐQT, khoản 9 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định thành viên được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong các trường hợp sau:
- Tham dự và thực hiện biểu quyết trực tiếp tại địa điểm họp.
- Ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết theo quy định tại khoản 11 Điều 157.
- Tham dự và biểu quyết thông qua các hình thức hiện đại như: hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác.
- Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua các phương thức truyền thống như thư tín, fax, thư điện tử (email).
- Các phương thức gửi phiếu biểu quyết khác được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty.
Mẫu phiếu biểu quyết cần được trình bày rõ ràng để tránh sai sót khi kiểm phiếu (ảnh minh họa)
3. Mẫu Phiếu biểu quyết phiên họp Hội đồng quản trị
Dưới đây là mẫu phiếu biểu quyết thông dụng, đảm bảo đầy đủ các nội dung pháp lý cần thiết mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ [TÊN DOANH NGHIỆP] --------------------------
PHIẾU BIỂU QUYẾT PHIÊN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ SỐ: ……/……
Thông tin thành viên biểu quyết:
- Họ và tên thành viên: ………………………………………………………………
- Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: ………………………………………………………
- Địa chỉ thường trú: …………………………………………………………………
NỘI DUNG BIỂU QUYẾT:
1. Vấn đề thứ nhất: [Ghi rõ nội dung cần biểu quyết] ☐ Đồng ý ☐ Không đồng ý ☐ Ý kiến khác Ý kiến chi tiết (nếu có): .................................................................................................
2. Vấn đề thứ hai: [Ghi rõ nội dung cần biểu quyết] ☐ Đồng ý ☐ Không đồng ý ☐ Ý kiến khác Ý kiến chi tiết (nếu có): .................................................................................................
[Địa danh], ngày …. tháng …. năm 2023
NGƯỜI BIỂU QUYẾT (Ký và ghi rõ họ tên)
4. Lưu ý quan trọng về tính hợp lệ của phiếu
Để một phiếu biểu quyết được công nhận là hợp lệ và có giá trị pháp lý trong việc tính tỷ lệ thông qua nghị quyết, thành viên cần lưu ý:
- Cách đánh dấu: Chỉ đánh dấu vào một trong các ô lựa chọn cho mỗi vấn đề. Việc đánh dấu từ 02 ô trở lên hoặc không đánh dấu ô nào sẽ khiến phiếu bị coi là không hợp lệ cho vấn đề đó.
- Thời hạn gửi phiếu: Nếu gửi qua thư hoặc email, phiếu phải đến được ban tổ chức trước khi phiên họp bắt đầu hoặc theo thời hạn quy định trong thông báo mời họp.
- Chữ ký: Phiếu biểu quyết bằng văn bản giấy phải có chữ ký tươi của thành viên hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Phiếu biểu quyết không chỉ giúp phiên họp diễn ra suôn sẻ mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng bảo vệ quyền lợi của các thành viên HĐQT và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.