Kiểm tra và đối chiếu hóa đơn là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ tuyệt đối của kế toán (ảnh minh họa)
Tại sao cần lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn?
Trong hoạt động kinh doanh, việc xảy ra sai sót khi lập hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Những lỗi phổ biến như sai tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, hay nghiêm trọng hơn là sai đơn giá, thuế suất, thành tiền... nếu không được xử lý kịp thời và đúng quy định sẽ gây ra những rủi ro pháp lý lớn cho cả bên bán và bên mua khi quyết toán thuế.
Theo quy định pháp luật hiện hành trong năm 2019, khi hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó mới phát hiện sai sót thì phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Đây là chứng từ pháp lý quan trọng để hợp thức hóa việc điều chỉnh các số liệu trên hóa đơn đã phát hành.
Căn cứ pháp lý quan trọng năm 2019
Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn trong giai đoạn này được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:
- Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều nhằm cải cách thủ tục hành chính về thuế.
- Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế GTGT và quản lý thuế, sửa đổi quy định về điều chỉnh hóa đơn.
Các trường hợp bắt buộc phải lập biên bản điều chỉnh
Căn cứ vào khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC), biên bản điều chỉnh được áp dụng khi:
- Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Người bán và người mua đã kê khai thuế GTGT.
- Sau đó phát hiện sai sót về các nội dung trên hóa đơn.
Lưu ý: Nếu sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
Việc ký kết biên bản điều chỉnh hóa đơn cần sự xác nhận của đại diện có thẩm quyền hai bên (ảnh minh họa)
Mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn chuẩn quy định
Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn được thiết kế chuẩn theo các quy định của Bộ Tài chính, áp dụng phổ biến cho các doanh nghiệp trong năm 2019:
(Tên doanh nghiệp)Số: ………/BBĐCHĐ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc---o0o---
……., ngày .... tháng .... năm 2019
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐÃ LẬP SAI
- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính;- Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính;
Hôm nay, ngày .... tháng .... năm 2019, tại văn phòng Công ty ...................., chúng tôi gồm có:
BÊN GIAO HÓA ĐƠN (BÊN A): ............................................................Địa chỉ: ...........................................................................................................Mã số thuế: .....................................................................................................Đại diện: ........................................... Chức vụ: ............................................
BÊN NHẬN HÓA ĐƠN (BÊN B): ............................................................Địa chỉ: ...........................................................................................................Mã số thuế: .....................................................................................................Đại diện: ........................................... Chức vụ: ............................................
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập số: .............., ký hiệu: .............., ngày ..../..../2019 và xuất hóa đơn điều chỉnh số: .............., ký hiệu: .............., ngày ..../..../2019.
1. Lý do điều chỉnh: .......................................................................................2. Nội dung trước khi điều chỉnh: ................................................................3. Nội dung sau khi điều chỉnh: ...................................................................4. Số tiền chênh lệch (nếu có): .....................................................................
Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
ĐẠI DIỆN BÊN B(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Những lưu ý "vàng" cho kế toán khi xử lý hóa đơn sai sót
Để đảm bảo tính hợp lệ của biên bản điều chỉnh, kế toán cần lưu ý các điểm sau:
- Ngày trên biên bản và hóa đơn điều chỉnh: Ngày lập biên bản điều chỉnh và ngày lập hóa đơn điều chỉnh phải trùng nhau.
- Nội dung điều chỉnh: Phải ghi rõ điều chỉnh tăng/giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số... ký hiệu... ngày tháng năm...
- Chữ ký và dấu: Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền) và đóng dấu của cả hai bên.
- Kê khai thuế: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Khi kê khai, căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Việc tuân thủ đúng quy trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong sổ sách kế toán mà còn là lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trước các đợt thanh tra, kiểm tra thuế của cơ quan chức năng.