Trong quá trình hoạt động kinh doanh, vì nhiều lý do như chuyển đổi loại hình hóa đơn, thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, hoặc giải thể doanh nghiệp, các Công ty TNHH hai thành viên trở lên thường phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn. Việc nắm vững quy trình và hoàn thiện Thông báo kết quả hủy hóa đơn là vô cùng quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý về thuế.
1. Các trường hợp phải thực hiện hủy hóa đơn
Căn cứ theo quy định tại Điều 21 và Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
- Doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hóa đơn do ngưng sử dụng mã số thuế.
- Doanh nghiệp thay đổi mẫu hóa đơn mới hoặc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng và không còn giá trị sử dụng do thay đổi thông tin trên hóa đơn.
2. Quy trình hủy hóa đơn tại Công ty TNHH hai thành viên trở lên
Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, trình tự thực hiện cần tuân thủ các bước chặt chẽ để đảm bảo tính pháp lý:
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện Ban lãnh đạo doanh nghiệp và đại diện bộ phận kế toán. Các thành viên sẽ chịu trách nhiệm kiểm kê và giám sát quá trình tiêu hủy thực tế.
Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Bảng kiểm kê phải chi tiết các thông tin: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số...).
Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn
Biên bản phải được các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn ký xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Đây là bước cuối cùng và quan trọng nhất. Doanh nghiệp lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
3. Mẫu Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu số TB03/AC)
Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được trình bày theo quy định hiện hành tại thời điểm năm 2019:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------------------- ......, ngày .... tháng .... năm ....
THÔNG BÁO KẾT QUẢ HỦY HÓA ĐƠN
Kính gửi: ............................................................ (Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp)
Tên tổ chức, cá nhân: .......................................................................................................
Mã số thuế: ........................................................................................................................
Địa chỉ: .............................................................................................................................
Phương pháp hủy hóa đơn: ...............................................................................................
Hồi .... giờ .... ngày .... tháng .... năm ...., (Tên doanh nghiệp) thông báo hủy hóa đơn như sau:
STT Tên loại hóa đơn Mẫu số Ký hiệu Từ số Đến số Số lượng 1 Hóa đơn GTGT 01GTKT3/001 AA/19P 0000101 0000500 400
Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
4. Thời hạn nộp thông báo cho cơ quan thuế
Theo quy định tại khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải được lập thành hai (02) bản, một bản lưu tại doanh nghiệp và một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn thực tế.
Việc chậm trễ nộp thông báo này có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.