Trong công tác kế toán thuế tại các doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc quản lý và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong những nhiệm vụ trọng tâm hàng quý. Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn hạn chế tối đa các rủi ro về xử phạt hành chính trong lĩnh vực thuế.
1. Căn cứ pháp lý và đối tượng phải nộp báo cáo
Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, cụ thể là tại Điều 27, hàng quý, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế, việc báo cáo có thể phải thực hiện theo tháng theo hướng dẫn cụ thể của cơ quan thuế địa phương.
2. Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý được quy định chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau. Cụ thể trong năm 2019:
- Quý I: Chậm nhất là ngày 30/04/2019.
- Quý II: Chậm nhất là ngày 30/07/2019.
- Quý III: Chậm nhất là ngày 30/10/2019.
- Quý IV: Chậm nhất là ngày 30/01/2020.
3. Mẫu Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)
Dưới đây là mẫu báo cáo chuẩn được trích xuất từ phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) mà kế toán cần thực hiện:
BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN
Quý…….năm......
Tên tổ chức (cá nhân): ................................................................................................................... Mã số thuế: .................................................................................................................................... Địa chỉ: ...........................................................................................................................................
STT Tên loại hóa đơn Ký hiệu mẫu hóa đơn Ký hiệu hóa đơn Số tồn đầu kỳ, mua/phát hành trong kỳ Số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ Tồn cuối kỳ Tổng số Từ số Đến số Số lượng đã sử dụng Xóa bỏ Mất Hủy Cộng Từ số Đến số Số lượng 1 Hóa đơn GTGT 01GTKT3/001 AA/13P 100 101 200 50 3 1 0 54 155 200 46 (Lưu ý: Số liệu trên chỉ mang tính chất minh họa cho cách điền biểu mẫu)
4. Những sai sót thường gặp và mức xử phạt
Việc nộp chậm hoặc nộp sai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có thể dẫn đến những mức phạt hành chính không đáng có. Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn:
- Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi nộp báo cáo chậm từ 1 đến 5 ngày kể từ ngày hết hạn và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 2.000.000đ đến 4.000.000đ: Đối với hành vi nộp báo cáo chậm sau 10 ngày đến 20 ngày.
- Phạt tiền từ 4.000.000đ đến 8.000.000đ: Đối với hành vi nộp báo cáo chậm sau 20 ngày hoặc không nộp báo cáo.
Do đó, kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý kiểm tra kỹ các chỉ tiêu như: Số tồn đầu kỳ (phải khớp với tồn cuối kỳ trước), số lượng hóa đơn đã xóa bỏ (phải có biên bản thu hồi kèm theo), và số lượng hóa đơn mất, hủy (phải có thông báo kịp thời cho cơ quan thuế).
5. Lời khuyên cho doanh nghiệp
Để quản lý tốt hóa đơn, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm kế toán có tính năng tự động kết xuất báo cáo BC26/AC để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Đồng thời, việc lưu trữ hóa đơn giấy (đối với hóa đơn tự in hoặc đặt in) cần được thực hiện cẩn thận trong kho lưu trữ để phục vụ công tác quyết toán thuế sau này.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn chi tiết và đầy đủ nhất về thủ tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho các doanh nghiệp trong năm 2019.