Trong quy trình thực hiện các thủ tục về bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS) đóng vai trò là văn bản định danh và khởi đầu cho mọi giao dịch giữa doanh nghiệp và cơ quan bảo hiểm. Đặc biệt, trong bối cảnh năm 2019, việc thực hiện mẫu này cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định mới nhất tại Quyết định 595/QĐ-BHXH và được sửa đổi bởi Quyết định 888/QĐ-BHXH.
Tờ khai TK3-TS là gì và khi nào doanh nghiệp cần sử dụng?
Mẫu TK3-TS là tờ khai dành cho đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức) dùng để kê khai các thông tin cơ bản khi đăng ký tham gia bảo hiểm lần đầu hoặc khi có bất kỳ sự thay đổi nào về thông tin pháp lý của đơn vị. Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014, doanh nghiệp có trách nhiệm lập hồ sơ tham gia cho người lao động trong thời hạn quy định.
Các trường hợp cụ thể cần lập mẫu TK3-TS bao gồm:
- Đơn vị tham gia BHXH, BHYT lần đầu.
- Đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến.
- Khi có thay đổi thông tin của đơn vị như: Tên đơn vị, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, loại hình doanh nghiệp...
Căn cứ pháp lý thực hiện mẫu TK3-TS năm 2019
Tại thời điểm tháng 04/2019, các doanh nghiệp cần căn cứ vào các văn bản sau để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ:
1. Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.2. Quyết định 888/QĐ-BHXH ngày 16/7/2018 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy trình thu kèm theo Quyết định 595.
Việc nắm vững các văn bản này giúp cán bộ nhân sự tránh được các lỗi sai sót thường gặp, dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc chậm trễ trong việc cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho nhân viên.
Hướng dẫn chi tiết cách điền các chỉ tiêu trên mẫu TK3-TS
Để tờ khai được chấp nhận, người lập cần chú ý điền chính xác các chỉ tiêu từ [01] đến [12] như sau:
Thông tin định danh đơn vị (Chỉ tiêu [01] đến [05])
- [01]. Tên đơn vị: Ghi đầy đủ tên theo Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập.
- [02]. Mã số đơn vị: Nếu là đơn vị tham gia lần đầu thì để trống, cơ quan BHXH sẽ cấp sau. Nếu điều chỉnh thông tin thì ghi mã số đã được cấp.
- [03]. Mã số thuế: Ghi mã số thuế được cấp bởi cơ quan Thuế. Đây là thông tin cực kỳ quan trọng để đồng bộ dữ liệu.
- [04]. Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Ghi đúng địa chỉ trên giấy phép.
- [05]. Địa chỉ giao dịch hoặc liên hệ: Ghi địa chỉ thực tế nơi đơn vị nhận thông báo, kết quả từ cơ quan BHXH.
Loại hình và phương thức đóng (Chỉ tiêu [06] đến [10])
- [06]. Loại hình đơn vị: Tùy vào thực tế để ghi (Ví dụ: Công ty TNHH ngoài nhà nước, Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài...).
- [10]. Phương thức đóng khác: Chỉ áp dụng cho các đơn vị trong lĩnh vực nông, lâm, ngư, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm/khoán. Đánh dấu vào ô 03 tháng hoặc 06 tháng một lần nếu thuộc đối tượng này.
Nội dung thay đổi và hồ sơ kèm theo (Chỉ tiêu [11], [12])
Tại chỉ tiêu [11] Nội dung thay đổi, yêu cầu, doanh nghiệp cần ghi rõ mục đích của tờ khai. Ví dụ: "Đăng ký tham gia lần đầu" hoặc "Thay đổi địa chỉ trụ sở từ quận A sang quận B". Chỉ tiêu [12] Hồ sơ kèm theo cần liệt kê chi tiết các giấy tờ như bản sao Giấy phép kinh doanh, các quyết định liên quan.
Những lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ cho cơ quan Bảo hiểm xã hội
Trong năm 2019, cơ quan BHXH đẩy mạnh giao dịch điện tử. Do đó, sau khi lập mẫu TK3-TS giấy, doanh nghiệp nên thực hiện kê khai qua phần mềm BHXH điện tử để rút ngắn thời gian xử lý. Thủ trưởng đơn vị phải ký tên và đóng dấu pháp nhân vào cuối tờ khai để đảm bảo tính pháp lý.
Việc chậm trễ hoặc kê khai sai lệch thông tin có thể dẫn đến việc xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về lao động và bảo hiểm xã hội. Do đó, sự chính xác ngay từ bước lập tờ khai TK3-TS là vô cùng cần thiết.
Tải mẫu Tờ khai TK3-TS chuẩn nhất
Doanh nghiệp có thể tải mẫu TK3-TS trực tiếp tại cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH quận/huyện nơi đóng trụ sở để được cung cấp mẫu mới nhất theo Quyết định 888/QĐ-BHXH.