Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các công ty hợp danh có quy mô tài sản lớn, việc kiểm soát chặt chẽ tình hình sử dụng tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ (CCDC) tại từng phòng ban là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp minh bạch hóa trách nhiệm của người sử dụng mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để thực hiện trích khấu hao và hạch toán chi phí chính xác.
Tầm quan trọng của việc theo dõi tài sản tại nơi sử dụng
Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, mọi tài sản cố định trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng và được theo dõi chi tiết từ khâu mua sắm, đưa vào sử dụng cho đến khi thanh lý. Việc sử dụng Sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng (Mẫu S22-DN) giúp doanh nghiệp:
- Xác định rõ đối tượng chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng tài sản.
- Theo dõi biến động tăng, giảm tài sản tại từng bộ phận cụ thể.
- Cung cấp số liệu thực tế để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp vào cuối kỳ.
- Hỗ trợ công tác kiểm kê định kỳ diễn ra nhanh chóng và chính xác.
Mẫu sổ S22-DN theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Dưới đây là mẫu sổ chuẩn được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính:
Đơn vị:……………………Địa chỉ:………………….. Mẫu số S22-DN(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTCNgày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) SỔ THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ TẠI NƠI SỬ DỤNG
Năm......
Tên đơn vị (phòng, ban hoặc người sử dụng): ....................................
Chứng từ (Số hiệu, Ngày) Tên, nhãn hiệu, quy cách TSCĐ, CCDC ĐVT Ghi tăng TSCĐ, CCDC Ghi giảm TSCĐ, CCDC Ghi chú SL Đơn giá Số tiền Chứng từ Lý do SL Số tiền A B C 1 2 3 D E 4 5 G ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... - Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...
- Ngày mở sổ: ...
Người ghi sổ(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên) Giám đốc(Ký, họ tên, đóng dấu)
Công tác quản lý tài sản cố định đòi hỏi sự tỉ mỉ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định kế toán (ảnh minh họa)
Hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ theo dõi tài sản
Để đảm bảo tính pháp lý và chính xác, kế toán hoặc người được giao nhiệm vụ quản lý tài sản cần lưu ý cách ghi các cột như sau:
- Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ dùng để ghi sổ (ví dụ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Phiếu xuất kho CCDC).
- Cột C: Ghi tên, nhãn hiệu, quy cách của tài sản để dễ dàng nhận diện khi kiểm kê.
- Cột 1, 2, 3: Ghi số lượng, đơn giá và thành tiền của tài sản khi bắt đầu đưa vào sử dụng tại bộ phận.
- Cột D, E: Khi có sự biến động giảm (điều chuyển sang bộ phận khác, thanh lý, hỏng hóc), ghi rõ số hiệu chứng từ và lý do giảm.
- Cột 4, 5: Ghi số lượng và giá trị tài sản giảm tương ứng.
Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp năm 2019
Tại thời điểm năm 2019, các doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến tiêu chuẩn nhận biết TSCĐ theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC. Cụ thể, tài sản phải đồng thời thỏa mãn 03 tiêu chuẩn: Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai; Có thời gian sử dụng trên 01 năm; Có nguyên giá từ 30.000.000 đồng trở lên.
Đối với các tài sản không đủ tiêu chuẩn nêu trên nhưng có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn, doanh nghiệp sẽ hạch toán vào nhóm Công cụ dụng cụ và theo dõi trên sổ S22-DN này để quản lý tại nơi sử dụng.
Kết luận
Việc duy trì Sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật kế toán mà còn là công cụ đắc lực giúp nhà quản lý nắm bắt thực trạng tài sản của đơn vị mình. Hy vọng mẫu sổ và hướng dẫn trên sẽ giúp ích cho công tác kế toán tại doanh nghiệp của bạn.