Trong bối cảnh quản lý thuế năm 2019, việc thông báo phát hành hóa đơn là bước đi tiên quyết và bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các Công ty TNHH Một thành viên mới thành lập hoặc có nhu cầu thay đổi mẫu hóa đơn. Việc nắm vững quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.
Tại sao phải làm thông báo phát hành hóa đơn?
Theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, hóa đơn chỉ có giá trị pháp lý khi đã được cơ quan thuế chấp thuận phát hành. Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trước khi có thông báo chấp thuận, toàn bộ số hóa đơn đó sẽ bị coi là hóa đơn bất hợp pháp, dẫn đến việc bị xử phạt nặng và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho khách hàng.
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn bao gồm những gì?
Để quá trình diễn ra suôn sẻ, bộ phận kế toán của Công ty TNHH Một thành viên cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Thông báo phát hành hóa đơn: Theo mẫu quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
- Hóa đơn mẫu: Bản in thiết kế chính thức của hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in) hoặc bản in từ phần mềm (đối với hóa đơn tự in).
- Hợp đồng đặt in hóa đơn: Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức hóa đơn đặt in.
Quy trình thực hiện chi tiết
Dưới đây là các bước thực hiện mà doanh nghiệp cần tuân thủ:
Bước 1: Chuẩn bị mẫu hóa đơn và ký hợp đồng đặt in
Doanh nghiệp lựa chọn đơn vị in ấn có đủ điều kiện và ký kết hợp đồng. Sau khi có mẫu hóa đơn, cần kiểm tra kỹ các thông tin như: Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ, Số điện thoại... phải khớp hoàn toàn với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm HTKK
Kế toán sử dụng phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) để lập thông báo. Lưu ý chọn đúng loại hóa đơn (thường là hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT) và điền đầy đủ các dải số từ số... đến số...
Bước 3: Nộp hồ sơ qua mạng và nộp bản cứng (nếu cần)
Hiện nay, hầu hết các chi cục thuế đều nhận hồ sơ qua cổng thông tin điện tử. Tuy nhiên, một số nơi vẫn yêu cầu nộp kèm bản cứng hóa đơn mẫu và hợp đồng đặt in tại bộ phận một cửa.
Trích dẫn Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC: "Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn."
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn tham khảo
Dưới đây là khung mẫu cơ bản mà doanh nghiệp thường sử dụng:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN
(Dành cho tổ chức kinh doanh đặt in, tự in)
1. Tên đơn vị phát hành hoá đơn: .............................................................................................
2. Mã số thuế: ..............................................................................................................................
3. Địa chỉ trụ sở chính: ................................................................................................................
4. Điện thoại: ...............................................................................................................................
5. Các loại hoá đơn phát hành:
| STT | Tên loại hóa đơn | Mẫu số | Ký hiệu | Số lượng | Từ số | Đến số | Ngày bắt đầu sử dụng |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Hóa đơn GTGT | 01GTKT3/001 | AA/19P | 500 | 0000001 | 0000500 | .../.../2019 |
........., ngày.........tháng.........năm 2019
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
Những sai sót thường gặp cần tránh
Trong quá trình thực hiện, nhiều doanh nghiệp thường mắc phải các lỗi như:
- Sử dụng hóa đơn ngay sau khi nộp thông báo: Luật quy định phải sau ít nhất 02 ngày kể từ ngày nộp thông báo thành công.
- Thông tin trên hóa đơn mẫu sai lệch: Chỉ cần sai một dấu chấm, dấu phẩy trong địa chỉ cũng có thể khiến thông báo bị từ chối.
- Không lưu trữ thông báo đã được chấp thuận: Đây là tài liệu quan trọng để đối chiếu khi quyết toán thuế sau này.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn cho Công ty TNHH Một thành viên trong năm 2019. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cách bảo vệ quyền lợi chính đáng của doanh nghiệp trước pháp luật.