Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là một trong những nghĩa vụ quan trọng nhất vào mỗi kỳ kế toán. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục tại cơ quan thuế. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp là giải pháp pháp lý cần thiết để đảm bảo tính liên tục và đúng hạn của hồ sơ thuế.
Căn cứ pháp lý thực hiện ủy quyền quyết toán thuế năm 2019
Tại thời điểm năm 2019, các hoạt động liên quan đến thuế và ủy quyền được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ. Cụ thể:
- Luật Quản lý thuế 2006 (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2012, 2014, 2016) quy định về quyền và nghĩa vụ của người nộp thuế trong việc thực hiện các thủ tục hành chính thuế.
- Thông tư 156/2013/TT-BTC hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, trong đó có các quy định về hồ sơ khai thuế và quyết toán thuế.
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi 2013, 2014) xác định các khoản thu nhập chịu thuế và phương pháp tính thuế.
- Bộ luật Dân sự 2015 cung cấp khung pháp lý về đại diện và ủy quyền (từ Điều 134 đến Điều 143).
Mẫu Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNDN chuẩn pháp lý
Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuyên biệt cho loại hình công ty cổ phần, đảm bảo đầy đủ các yếu tố về thẩm quyền và phạm vi công việc:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
..., ngày ... tháng ... năm 2019
GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./2019/GUQ-TNDN
(Về việc nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp)
I. Bên ủy quyền (Pháp nhân)
Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………
Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở KH&ĐT …………… cấp ngày ……………
Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………
Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………
II. Bên được ủy quyền (Cá nhân)
Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………
Chứng minh nhân dân số: ……………… do Công an …………… cấp ngày ……………
Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………
Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………
Chức vụ tại công ty (nếu có): …………………………………………………………………
III. Nội dung và phạm vi ủy quyền
1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với Chi cục Thuế/Cục Thuế ……… (ghi tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp) để thực hiện các công việc sau:
- Nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp kỳ tính thuế năm 2018 (hoặc kỳ tính thuế phát sinh trong năm 2019).
- Giải trình các số liệu liên quan đến hồ sơ quyết toán thuế khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.
- Nhận các thông báo, văn bản, quyết định từ cơ quan thuế liên quan đến hồ sơ quyết toán.
2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc trong phạm vi ủy quyền nêu trên.
IV. Thời hạn ủy quyền và cam kết
Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện hoàn tất, trừ khi có văn bản thông báo chấm dứt ủy quyền trước thời hạn từ người đại diện theo pháp luật của Công ty.
Bên ủy quyền cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về các hành vi do Bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền này.
BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ và tên) BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)
Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo Giấy ủy quyền
Để Giấy ủy quyền có giá trị pháp lý cao nhất và tránh bị cơ quan thuế từ chối, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:
1. Thẩm quyền của người ký ủy quyền
Trong công ty cổ phần, người ký Giấy ủy quyền phải là người đại diện theo pháp luật được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, cần kiểm tra Điều lệ công ty để xác định ai có thẩm quyền quyết định các vấn đề về tài chính và thuế.
2. Phạm vi ủy quyền cụ thể
Tránh ghi chung chung là "ủy quyền làm việc với cơ quan thuế". Doanh nghiệp nên ghi rõ là "quyết toán thuế TNDN" và liệt kê các hành vi cụ thể như: nộp hồ sơ, ký biên bản làm việc, nhận kết quả. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và xác định rõ trách nhiệm của người được ủy quyền theo quy định tại Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015.
3. Thời hạn ủy quyền
Nếu không ghi rõ thời hạn, theo quy định tại Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015, thời hạn ủy quyền sẽ được xác định theo nội dung công việc hoặc theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, tốt nhất doanh nghiệp nên ghi rõ thời hạn (ví dụ: 06 tháng hoặc cho đến khi hoàn thành công việc) để dễ quản lý.
4. Hình thức văn bản
Giấy ủy quyền của pháp nhân bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện và đóng dấu chính thức của công ty. Cơ quan thuế thường yêu cầu bản chính hoặc bản sao có chứng thực để lưu hồ sơ.
Việc chuẩn bị chu đáo Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNDN không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Luật Quản lý thuế mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý hành chính của công ty cổ phần.