Ngày 24/04/2023 đánh dấu một cột mốc quan trọng đối với các cá nhân và tổ chức đang hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ tại Việt Nam. Đây là thời điểm Thông tư 01/2023/TT-BNV chính thức có hiệu lực, sửa đổi bổ sung một số quy định tại Thông tư 02/2020/TT-BNV về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
1. Cập nhật mới nhất về hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ
Theo quy định mới tại khoản 3 Điều 1 Thông tư 01/2023/TT-BNV, hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ đã được tinh gọn và làm rõ hơn về các loại giấy tờ cần thiết. Cụ thể, tổ chức và cá nhân khi thực hiện thủ tục cần chuẩn bị các thành phần sau:
Đối với tổ chức đăng ký dịch vụ lưu trữ:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập (Bản sao chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu).
- Danh sách người hành nghề lưu trữ đang làm việc tại tổ chức.
- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của những người tham gia trực tiếp vào hoạt động dịch vụ.
- Tài liệu chứng minh về trang thiết bị, cơ sở vật chất và điều kiện làm việc đảm bảo theo tiêu chuẩn ngành.
Đối với cá nhân hành nghề độc lập:
- Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân còn hiệu lực.
- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Các tài liệu chứng minh điều kiện làm việc thực tế.
2. Điểm mới về hình thức nộp giấy tờ
Một trong những điểm đáng chú ý là việc linh hoạt trong hình thức nộp hồ sơ. Người dân và doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao kèm bản chính để cán bộ tiếp nhận đối chiếu trực tiếp. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng chi phí công chứng cho các đơn vị có quy mô lớn hoặc nhiều nhân sự hành nghề.
"Hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ gồm: Bản sao chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu các giấy tờ..."
3. Trách nhiệm của các cơ quan quản lý
Việc triển khai quy định mới này không chỉ là trách nhiệm của doanh nghiệp mà còn là nhiệm vụ trọng tâm của các cơ quan quản lý nhà nước. Cụ thể:
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: Chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện trên phạm vi cả nước.
- Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố: Trực tiếp tiếp nhận hồ sơ và quản lý hoạt động của các đơn vị lưu trữ trên địa bàn quản lý.
Việc tuân thủ đúng các quy định tại Luật Lưu trữ 2011 và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 01/2023/TT-BNV sẽ giúp các tổ chức, cá nhân tránh được các rủi ro pháp lý và nâng cao chất lượng dịch vụ lưu trữ tài liệu quốc gia.
Nếu quý khách hàng có bất kỳ vướng mắc nào về thủ tục cấp chứng chỉ hoặc đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia pháp lý để được hỗ trợ kịp thời.