Trong hoạt động giao dịch dân sự và hành chính, việc sử dụng bản sao chứng thực thay cho bản chính không chỉ giúp bảo vệ bản gốc mà còn tạo thuận lợi tối đa cho người dân. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình cấp bản sao từ các giao dịch đã được chứng thực trước đó tại cơ quan nhà nước. Bài viết dưới đây sẽ cập nhật những thay đổi quan trọng nhất theo quy định mới nhất năm 2025.
1. Giá trị pháp lý của bản sao chứng thực: Không chỉ là 'tờ giấy photo'
Nhiều người vẫn băn khoăn liệu bản sao có chứng thực có thực sự thay thế được bản chính trong mọi trường hợp? Câu trả lời nằm ở Nghị định 23/2015/NĐ-CP, vừa được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP.
Cụ thể, tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định rõ:
"1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác."
Như vậy, trừ một số trường hợp đặc biệt yêu cầu bản chính để đối chiếu sâu, bản sao chứng thực hoàn toàn có giá trị tương đương, giúp giảm thiểu rủi ro mất mát giấy tờ gốc khi thực hiện các thủ tục hành chính phức tạp.
2. Quy trình cấp bản sao giao dịch đã chứng thực theo Quyết định 3152/QĐ-BTP
Theo hướng dẫn tại Quyết định 3152/QĐ-BTP năm 2025, thủ tục này đã được tối giản hóa đáng kể, đặc biệt là việc ứng dụng dữ liệu dân cư điện tử.
2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị: Chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh?
Điểm mới nhất là người dân không nhất thiết phải mang theo thẻ nhựa vật lý nếu đã có tài khoản định danh điện tử mức độ 2. Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Căn cước điện tử trên ứng dụng VNeID;
- Hoặc bản chính/bản sao có chứng thực của Thẻ căn cước, Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
2.2. Trình tự thực hiện: Nhanh chóng và minh bạch
Người dân nộp hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đang lưu trữ bản chính giao dịch. Quy trình diễn ra qua các bước:
- Tiếp nhận: Cán bộ tư pháp kiểm tra thông tin. Nếu thông tin đã có trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia, người dân không cần xuất trình giấy tờ giấy.
- Thực hiện: Cơ quan lưu trữ tiến hành chụp từ bản chính giao dịch đang lưu trữ, ghi lời chứng theo mẫu quy định.
- Trả kết quả: Ký, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực.
2.3. Thời hạn giải quyết: Lấy ngay trong ngày
Pháp luật quy định thời hạn thực hiện là ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu. Nếu nộp sau 15 giờ, kết quả sẽ được trả vào ngày làm việc tiếp theo. Đây là nỗ lực rất lớn trong việc cải cách hành chính, giúp người dân tiết kiệm thời gian đi lại.
3. Những lưu ý "vàng" để thủ tục diễn ra suôn sẻ
Để tránh việc bị từ chối hoặc phải đi lại nhiều lần, người dân cần lưu ý:
- Địa điểm: Phải đến đúng cơ quan đang lưu trữ bản chính giao dịch đó (thường là UBND cấp xã nơi đã thực hiện chứng thực trước đây).
- Dấu giáp lai: Đối với bản sao có từ 02 tờ trở lên, bắt buộc phải có dấu giáp lai mới có giá trị pháp lý.
- Khai thác dữ liệu: Hãy chủ động yêu cầu cán bộ khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để giảm bớt các loại giấy tờ rườm rà.
Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 280/2025/NĐ-CP không chỉ giúp bạn bảo vệ quyền lợi hợp pháp mà còn thể hiện sự am hiểu pháp luật trong thời đại số hóa hiện nay.