Trong hoạt động quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp, việc xây dựng và thông báo hệ thống thang lương, bảng lương là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định của pháp luật lao động. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật của công ty cũng có thể trực tiếp đi nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý nhà nước. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền thông báo thang lương, bảng lương trở thành giải pháp pháp lý cần thiết để đảm bảo quy trình vận hành không bị gián đoạn.
Căn cứ pháp lý về việc ủy quyền nộp hồ sơ tiền lương năm 2019
Tại thời điểm năm 2019, các doanh nghiệp thực hiện việc xây dựng và thông báo thang lương, bảng lương dựa trên quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2012. Theo đó, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
Đặc biệt, kể từ ngày 01/11/2018, Nghị định 121/2018/NĐ-CP đã có những sửa đổi quan trọng đối với Nghị định 49/2013/NĐ-CP. Một trong những điểm mới đáng chú ý là việc đơn giản hóa thủ tục cho các doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động (được miễn thủ tục gửi thang bảng lương cho cơ quan nhà nước). Đối với các doanh nghiệp còn lại, việc nộp hồ sơ vẫn là bắt buộc và có thể thực hiện thông qua người được ủy quyền.
Tại sao cần Giấy ủy quyền khi nộp thang bảng lương?
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ (thường là Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận/huyện) yêu cầu người đi nộp hồ sơ phải chứng minh được tư cách thay mặt doanh nghiệp. Nếu không phải là người đại diện theo pháp luật (Giám đốc/Tổng giám đốc), nhân viên đi nộp hồ sơ bắt buộc phải có Giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân.
Việc ủy quyền giúp doanh nghiệp:
- Tối ưu hóa thời gian cho ban lãnh đạo.
- Đảm bảo tính chuyên nghiệp khi làm việc với cơ quan nhà nước.
- Có căn cứ pháp lý rõ ràng để nhân viên thực hiện các quyền và nghĩa vụ trong phạm vi được giao.
Nội dung chi tiết Mẫu Giấy ủy quyền nộp hồ sơ tiền lương
Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn mà doanh nghiệp có thể áp dụng để thực hiện thủ tục này:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
..., ngày ... tháng ... năm 2019
GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./2019/GUQ-...
(Về việc nộp hồ sơ thông báo thang bảng lương của doanh nghiệp)
I. Bên ủy quyền (Bên A):
- Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………
- Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… cấp ngày ……………
- Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………
- Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………
II. Bên được ủy quyền (Bên B):
- Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………
- Chứng minh nhân dân/CCCD số: ……………… do …………… cấp ngày ……………
- Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………
- Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………
III. Phạm vi ủy quyền:
1. Bên B có quyền thay mặt Bên A liên hệ với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để thực hiện thủ tục nộp hồ sơ thông báo thang lương, bảng lương theo quy định tại Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 121/2018/NĐ-CP).
2. Bên B được quyền ký tên trên các tờ khai, nhận kết quả và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hồ sơ nêu trên.
IV. Thời hạn ủy quyền:
Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất công việc hoặc có văn bản thay thế khác.
BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN(Ký, ghi rõ họ tên) BÊN ỦY QUYỀN(Ký tên, đóng dấu)
Lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền
Để hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Thông tin chính xác: Các thông tin về mã số thuế, địa chỉ và số CMND phải khớp hoàn toàn với giấy tờ gốc.
- Con dấu doanh nghiệp: Giấy ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu tròn của công ty.
- Hồ sơ đi kèm: Khi đi nộp, người được ủy quyền cần mang theo bản gốc CMND/CCCD để đối chiếu.
Việc tuân thủ đúng mẫu và quy trình ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định của Bộ luật Lao động 2012 mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý hành chính nhân sự.