Trong hoạt động kinh doanh năm 2019, việc triển khai các chương trình khuyến mại là chiến lược sống còn để doanh nghiệp tư nhân gia tăng doanh số. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP, hầu hết các hình thức khuyến mại đều phải thực hiện thủ tục thông báo hoặc đăng ký với cơ quan quản lý Nhà nước.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ hồ sơ ủy quyền khi thực hiện thủ tục hành chính (ảnh minh họa)
Tại sao doanh nghiệp tư nhân cần Giấy ủy quyền thông báo khuyến mại?
Đối với doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp thường là người đại diện theo pháp luật duy nhất. Tuy nhiên, do khối lượng công việc điều hành lớn, chủ doanh nghiệp thường không thể trực tiếp đến Sở Công thương để nộp hồ sơ. Lúc này, việc lập Giấy ủy quyền cho nhân viên hoặc đơn vị dịch vụ là bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ.
Căn cứ theo Luật Thương mại 2005 và các văn bản hướng dẫn, hồ sơ thông báo khuyến mại phải được ký bởi người có thẩm quyền. Nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu xuất trình văn bản ủy quyền hợp lệ.
Việc ký kết giấy ủy quyền giúp quy trình thông báo khuyến mại diễn ra thuận lợi hơn (ảnh minh họa)
Nội dung bắt buộc trong Giấy ủy quyền thông báo khuyến mại
Một mẫu giấy ủy quyền chuyên nghiệp và đúng luật cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Thông tin bên ủy quyền: Tên doanh nghiệp tư nhân, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin của chủ doanh nghiệp.
- Thông tin bên được ủy quyền: Họ tên, số CMND/Thẻ căn cước, địa chỉ thường trú của người trực tiếp đi làm thủ tục.
- Phạm vi ủy quyền: Cần ghi rõ là ủy quyền thực hiện thủ tục "Thông báo thực hiện chương trình khuyến mại" tại Sở Công thương tỉnh/thành phố cụ thể.
- Thời hạn ủy quyền: Thường kéo dài từ khi nộp hồ sơ cho đến khi chương trình khuyến mại kết thúc hoặc khi nhận được kết quả xác nhận.
Lưu ý: Theo quy định tại Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, thương nhân phải gửi hồ sơ thông báo đến Sở Công thương tối thiểu trước 03 ngày làm việc trước khi thực hiện khuyến mại.
Mẫu Giấy ủy quyền thông báo khuyến mại mới nhất 2019
Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn mà doanh nghiệp tư nhân có thể áp dụng ngay:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……, ngày … tháng … năm 2019
GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……/2019/GUQ-...
Về việc ủy quyền thông báo thực hiện chương trình khuyến mại
I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP)
Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................
Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày .......................................
Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................
Người đại diện pháp luật: ................................. Chức vụ: Chủ doanh nghiệp
II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN
Họ và tên: ................................................. Giới tính: .............................................
Số CMND/CCCD: ................. do ................. cấp ngày ..........................................
Hộ khẩu thường trú: .................................................................................................
Chỗ ở hiện tại: ..........................................................................................................
III. PHẠM VI ỦY QUYỀN
1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Sở Công thương tỉnh/thành phố ................. để nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục thông báo thực hiện chương trình khuyến mại cho chương trình: [Tên chương trình khuyến mại].
2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.
IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN
Giấy Uỷ quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất thủ tục hoặc cho đến khi Bên ủy quyền có văn bản thay thế khác.
| BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN(Ký và ghi rõ họ tên) | BÊN ỦY QUYỀN(Ký tên, đóng dấu) |
Lời khuyên pháp lý khi thực hiện ủy quyền
Để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có, chủ doanh nghiệp tư nhân cần lưu ý:
- Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo số CMND của người được ủy quyền khớp hoàn toàn với bản gốc khi xuất trình tại cơ quan Nhà nước.
- Đóng dấu giáp lai: Nếu giấy ủy quyền có từ 02 trang trở lên, bắt buộc phải đóng dấu giáp lai của doanh nghiệp.
- Lưu trữ hồ sơ: Nên lưu lại 01 bản sao giấy ủy quyền trong hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp để đối chiếu sau này.
Việc tuân thủ đúng quy trình ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động xúc tiến thương mại theo đúng tinh thần của Nghị định 81/2018/NĐ-CP.