Tầm quan trọng của Mẫu D02-TS trong quản lý bảo hiểm tại doanh nghiệp
Trong công tác quản trị nhân sự và kế toán tiền lương, việc kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) luôn là một trong những nghiệp vụ phức tạp và đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Kể từ khi Quyết định 595/QĐ-BHXH có hiệu lực, Mẫu D02-TS (Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN) đã trở thành biểu mẫu "xương sống" để doanh nghiệp thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm hoặc điều chỉnh mức đóng bảo hiểm cho người lao động.
Tính đến thời điểm năm 2019, việc nắm vững cách lập mẫu này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi cho nhân viên mà còn tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến việc chậm đóng hoặc đóng thiếu bảo hiểm theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014.
Hướng dẫn chi tiết phương pháp lập Mẫu D02-TS theo quy định mới nhất
Theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp cần lưu ý các chỉ tiêu quan trọng sau đây khi lập danh sách:
1. Phân loại các mục tăng, giảm lao động
- Mục I. Tăng: Dùng cho các trường hợp người lao động mới tuyển dụng, người lao động quay lại làm việc sau thời gian nghỉ thai sản hoặc nghỉ không lương dài ngày.
- Mục II. Giảm: Dùng khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ hưu, hoặc nghỉ hưởng chế độ thai sản, ốm đau dài ngày (trên 14 ngày làm việc trong tháng).
- Mục III. Thay đổi thông tin: Dùng để điều chỉnh mức lương đóng bảo hiểm, thay đổi chức danh nghề nghiệp hoặc nơi làm việc.
2. Cách ghi các cột chỉ tiêu cụ thể
Để tránh bị cơ quan BHXH trả lại hồ sơ, kế toán cần ghi chép chính xác các cột sau:
- Cột B (Họ và tên): Ghi đầy đủ họ tên của người lao động. Lưu ý tách nhóm theo phân xưởng hoặc bộ phận nếu doanh nghiệp có quy mô lớn để thuận tiện cho việc trả thẻ BHYT.
- Cột C (Mã số BHXH): Đây là thông tin bắt buộc đối với những người đã có sổ bảo hiểm. Trường hợp chưa có mã số, doanh nghiệp phải kèm theo Mẫu TK1-TS.
- Cột 1 (Chức danh, nơi làm việc): Ghi đúng theo hợp đồng lao động. Ví dụ: "Kế toán trưởng", "Công nhân may dây chuyền 1".
- Cột 2 (Tiền lương): Ghi mức lương chính và các khoản phụ cấp lương theo quy định tại Điều 89 Luật Bảo hiểm xã hội 2014.
"Người sử dụng lao động có trách nhiệm lập hồ sơ để người lao động được cấp sổ bảo hiểm xã hội, đóng, hưởng bảo hiểm xã hội." - Trích khoản 1 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014.
Những lưu ý "vàng" để tránh sai sót khi nộp hồ sơ năm 2019
Trong bối cảnh năm 2019, cơ quan Bảo hiểm xã hội đang đẩy mạnh giao dịch điện tử. Do đó, bên cạnh việc lập mẫu giấy truyền thống, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm kê khai BHXH điện tử để giảm thiểu sai sót về tính toán số liệu.
Thời gian nộp hồ sơ: Doanh nghiệp cần nộp Mẫu D02-TS ngay khi có phát sinh tăng, giảm lao động trong tháng. Nếu nộp chậm, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với việc truy thu tiền đóng bảo hiểm và tiền lãi chậm đóng theo quy định.
Căn cứ lập biểu: Luôn đối chiếu với Hợp đồng lao động, Quyết định nâng lương hoặc Quyết định thôi việc để đảm bảo tính pháp lý của dữ liệu kê khai. Mọi thông tin sai lệch có thể dẫn đến việc người lao động bị từ chối giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản sau này.
Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, các đơn vị sử dụng lao động có thể tự tin thực hiện các thủ tục bảo hiểm một cách nhanh chóng và chính xác nhất trong năm 2019.