Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là nghĩa vụ bắt buộc định kỳ. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện thủ tục này tại cơ quan thuế. Do đó, việc lập Giấy ủy quyền báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là giải pháp pháp lý cần thiết và phổ biến trong năm 2019.
Nhân viên kế toán thực hiện thủ tục báo cáo hóa đơn tại văn phòng (ảnh minh họa)
Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc báo cáo hóa đơn năm 2019
Tại thời điểm hiện tại (tháng 8/2019), các quy định về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ đang được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC. Theo đó, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Việc ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính này được thực hiện dựa trên các nguyên tắc của Bộ luật Dân sự 2015 về đại diện và ủy quyền. Giấy ủy quyền giúp xác lập quyền hạn của người được ủy quyền (thường là kế toán hoặc nhân viên pháp chế) trong việc ký kết các hồ sơ và làm việc với cán bộ thuế.
Mẫu Giấy ủy quyền báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất
Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn xác, đầy đủ các nội dung cần thiết để cơ quan thuế chấp thuận hồ sơ:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
..., ngày ... tháng ... năm 2019
GIẤY UỶ QUYỀNSố: ……./GUQ-2019
(Về việc thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn)
I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP): Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………… Mã số thuế: …………………………………………………………………………………… Địa chỉ trụ sở: ………………………………………………………………………………… Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………………… Số CMND/CCCD: ………………… Cấp ngày: …………… Tại: …………………………
II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN: Họ và tên: ………………………………………… Giới tính: ……………………………… Số CMND/CCCD: ………………… Cấp ngày: …………… Tại: ………………………… Chức vụ (nếu có): …………………………………………………………………………… Địa chỉ thường trú: ……………………………………………………………………………
III. NỘI DUNG VÀ PHẠM VI ỦY QUYỀN: 1. Bên được ủy quyền thay mặt doanh nghiệp thực hiện các công việc sau: - Lập, ký và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý ... năm 2019 cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp là: …………………………………………………………………………… - Giải trình các số liệu liên quan đến tình hình sử dụng hóa đơn khi có yêu cầu từ cơ quan thuế. - Nhận các thông báo, kết quả phản hồi từ cơ quan thuế liên quan đến hồ sơ đã nộp. 2. Bên được ủy quyền có trách nhiệm thực hiện đúng nội dung ủy quyền và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hành vi trong phạm vi ủy quyền.
IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN: Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành xong công việc nêu trên hoặc cho đến khi có văn bản thay thế/hủy bỏ ủy quyền.
BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN(Ký và ghi rõ họ tên) BÊN ỦY QUYỀN(Ký tên, đóng dấu công ty)
Việc ký kết giấy ủy quyền cần đảm bảo tính chính xác về thông tin nhân thân (ảnh minh họa)
Những lưu ý quan trọng khi thực hiện báo cáo hóa đơn năm 2019
1. Thời hạn nộp báo cáo
Theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau. Cụ thể trong năm 2019:
- Quý 1: Chậm nhất ngày 30/04/2019.
- Quý 2: Chậm nhất ngày 30/07/2019.
- Quý 3: Chậm nhất ngày 30/10/2019.
- Quý 4: Chậm nhất ngày 30/01/2020.
2. Đối tượng phải nộp báo cáo
Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh có sử dụng hóa đơn (tự in, đặt in hoặc mua của cơ quan thuế) đều phải thực hiện báo cáo này, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn nào (báo cáo trắng).
3. Rủi ro khi chậm nộp hoặc nộp sai
Việc chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn khá nặng. Do đó, khi ủy quyền cho nhân viên thực hiện, chủ doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng thời gian và bằng chứng xác nhận đã nộp hồ sơ thành công (thông báo tiếp nhận của cơ quan thuế).
Hy vọng mẫu Giấy ủy quyền và những hướng dẫn trên đây sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục báo cáo hóa đơn một cách thuận lợi và đúng quy định pháp luật trong năm 2019.