Trong hoạt động quản lý tài chính và thuế của doanh nghiệp, việc sử dụng hóa đơn đúng quy định là yếu tố then chốt để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Đối với các công ty hợp danh hoặc các tổ chức kinh doanh không thuộc diện tự in hoặc đặt in hóa đơn, việc nắm vững quy trình và mẫu Đơn đề nghị mua hóa đơn là vô cùng cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết và hướng dẫn cụ thể dựa trên bối cảnh pháp luật năm 2019.
Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc mua hóa đơn năm 2019
Tại thời điểm năm 2019, các quy định về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ chủ yếu được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản sau:
- Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
- Đặc biệt là Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành các Nghị định nêu trên.
Đối tượng nào phải làm đơn đề nghị mua hóa đơn từ cơ quan thuế?
Theo quy định tại Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC, cơ quan thuế thực hiện bán hóa đơn cho các đối tượng sau:
- Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả các hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án...).
- Hộ, cá nhân kinh doanh.
- Doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % trên doanh thu.
- Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về thuế hoặc có rủi ro cao về thuế.
Đối với công ty hợp danh, tùy thuộc vào phương pháp kê khai thuế và tình trạng rủi ro thuế mà doanh nghiệp có thể thuộc diện phải mua hóa đơn từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Nội dung chi tiết Mẫu đơn đề nghị mua hóa đơn (Mẫu số 3.3 Phụ lục 3)
Dưới đây là mẫu đơn chuẩn được sử dụng phổ biến trong năm 2019. Doanh nghiệp cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin để tránh việc bị từ chối hồ sơ.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
………, ngày……… tháng……… năm………
ĐƠN ĐỀ NGHỊ MUA HÓA ĐƠN
Kính gửi: (Cơ quan thuế quản lý trực tiếp) ………………………………………………
I. Tổ chức, cá nhân đề nghị mua hóa đơn:
1. Tên tổ chức, cá nhân (Ghi theo đăng ký thuế): ………………………………………………
2. Mã số thuế: …………………………………………………………………………………………………………
3. Địa chỉ trụ sở chính (Ghi theo đăng ký thuế): ………………………………………………
4. Địa chỉ nhận thông báo thuế: ………………………………………………………………………
5. Số điện thoại liên hệ: Cố định: ……………………………… Di động: ………………………………
6. Người đại diện theo pháp luật: ………………………………………………………………………
7. Vốn điều lệ (ghi theo số đã góp đủ): ………………………………………………………………
8. Số lượng lao động: …………………………………………………………………………………………
9. Tên người mua hóa đơn: …………………………………………………………………………………
Số CMND người đi mua hóa đơn: ……………………………… Ngày cấp: …………… Nơi cấp: ……………
II. Số lượng hóa đơn, chứng từ đề nghị mua:
STT Loại hóa đơn, chứng từ Tồn đầu kỳ trước Số lượng mua kỳ trước Sử dụng trong kỳ Còn cuối kỳ Số lượng mua kỳ này Sử dụng Xóa bỏ Mất Hủy Cộng 1 … … … … … … … … … … Tôi xin cam kết: Đã nghiên cứu kỹ các quy định trong Luật thuế, Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC. Quản lý và sử dụng hóa đơn đúng quy định.
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
Hướng dẫn chi tiết cách điền đơn đề nghị mua hóa đơn
Để hồ sơ được duyệt nhanh chóng, người phụ trách kế toán cần lưu ý các điểm sau:
- Thông tin định danh: Tên tổ chức, mã số thuế và địa chỉ phải khớp hoàn toàn với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin trên hệ thống đăng ký thuế quốc gia.
- Vốn điều lệ: Ghi đúng số vốn thực tế đã góp đủ tính đến thời điểm làm đơn.
- Người đi mua hóa đơn: Nếu không phải là người đại diện theo pháp luật trực tiếp đi mua, doanh nghiệp phải có Giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo CMND/CCCD của người được ủy quyền.
- Bảng kê số lượng: Đây là phần quan trọng nhất. Doanh nghiệp phải đối soát kỹ số lượng tồn, số đã sử dụng, xóa bỏ hoặc hủy trong kỳ trước để tính toán số lượng cần mua kỳ này một cách hợp lý. Thông thường, cơ quan thuế sẽ bán số lượng hóa đơn đủ dùng trong khoảng 3-6 tháng tùy vào quy mô hoạt động.
Hồ sơ kèm theo khi nộp đơn mua hóa đơn lần đầu
Ngoài đơn đề nghị theo mẫu trên, khi đi mua hóa đơn lần đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Giấy giới thiệu hoặc Giấy ủy quyền của doanh nghiệp.
- Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân của người trực tiếp đi mua (bản gốc để đối chiếu).
- Văn bản cam kết về địa chỉ trụ sở chính (nếu cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra thực tế).
Lời khuyên pháp lý: Kể từ sau năm 2019, lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC bắt đầu được đẩy mạnh. Do đó, các công ty hợp danh nên chủ động tìm hiểu và chuẩn bị hạ tầng công nghệ để chuyển đổi sớm, tránh những bỡ ngỡ khi quy định bắt buộc có hiệu lực hoàn toàn.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho quý doanh nghiệp trong việc thực hiện thủ tục mua hóa đơn tại cơ quan thuế. Việc tuân thủ đúng biểu mẫu và quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn xây dựng uy tín tốt với cơ quan quản lý thuế.