Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, việc tuân thủ các quy định về hóa đơn là yêu cầu bắt buộc đối với mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp tư nhân. Tính đến thời điểm tháng 8 năm 2019, các quy định về hóa đơn giấy vẫn đang song hành cùng lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Một trong những biểu mẫu quan trọng mà kế toán cần lưu ý chính là Bảng kê chi tiết hóa đơn của tổ chức, cá nhân đến thời điểm quyết toán hóa đơn.
Căn cứ pháp lý và mục đích sử dụng bảng kê chi tiết hóa đơn
Việc lập bảng kê chi tiết hóa đơn không phải là một thủ tục rời rạc mà được quy định rõ ràng trong hệ thống văn bản pháp luật về thuế. Cụ thể, doanh nghiệp cần căn cứ vào các văn bản sau:
- Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử, bắt đầu có hiệu lực và tạo ra lộ trình chuyển đổi bắt buộc.
Bảng kê này thường được đính kèm cùng với Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) trong các trường hợp cụ thể như: doanh nghiệp thực hiện quyết toán hóa đơn khi giải thể, phá sản, chia tách, sáp nhập hoặc khi chuyển địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng kê cho doanh nghiệp tư nhân
Để đảm bảo tính chính xác và tránh các sai sót không đáng có khi làm việc với cơ quan thuế, kế toán doanh nghiệp tư nhân cần thực hiện điền thông tin vào bảng kê theo các bước sau:
1. Thông tin định danh doanh nghiệp
Tại phần đầu của bảng kê, cần ghi chính xác Tên tổ chức, cá nhân và Mã số thuế theo đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là thông tin cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng để cơ quan thuế đối chiếu trên hệ thống quản lý.
2. Phân loại các loại hóa đơn chưa sử dụng
Đây là phần trọng tâm của bảng kê. Doanh nghiệp cần liệt kê chi tiết các loại hóa đơn còn tồn đọng đến thời điểm quyết toán. Nội dung bao gồm:
- Tên loại hóa đơn: Ví dụ Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng...
- Ký hiệu mẫu và Ký hiệu hóa đơn: Phải khớp với thông báo phát hành hóa đơn đã gửi trước đó.
- Số lượng, Từ số... đến số: Kê khai chính xác dải số hóa đơn chưa sử dụng.
3. Xác định trạng thái hóa đơn
Bảng kê chia làm hai mục lớn:
I. HÓA ĐƠN HẾT GIÁ TRỊ SỬ DỤNG: Dành cho các hóa đơn mà doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng sau thời điểm quyết toán hoặc chuyển địa điểm. II. HÓA ĐƠN ĐĂNG KÝ TIẾP TỤC SỬ DỤNG: Dành cho trường hợp doanh nghiệp chuyển địa điểm nhưng vẫn muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn cũ (phải được sự đồng ý của cơ quan thuế).
Lưu ý về lộ trình hóa đơn điện tử trong năm 2019
Tại thời điểm năm 2019, theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các doanh nghiệp đang được khuyến khích chuyển đổi sớm sang hóa đơn điện tử. Việc lập bảng kê quyết toán hóa đơn giấy cũng là một bước đệm để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục đóng mã hóa đơn cũ trước khi chính thức áp dụng phương thức điện tử hiện đại hơn.
Nếu doanh nghiệp tư nhân của bạn đang trong quá trình chuyển đổi, hãy đảm bảo rằng mọi hóa đơn giấy còn tồn đều được kê khai minh bạch để tránh các rủi ro pháp lý về sau. Việc ký và đóng dấu của Người đại diện theo pháp luật trên bảng kê là bắt buộc để xác nhận tính pháp lý của dữ liệu kê khai.
Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp các chủ doanh nghiệp tư nhân và kế toán thực hiện thủ tục quyết toán hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác nhất trong năm 2019.