Trong quá trình hoạt động và phát triển, việc thay đổi các nội dung trên trang thông tin điện tử tổng hợp (ICP) là nhu cầu tất yếu của các doanh nghiệp để phù hợp với định hướng kinh doanh. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, khi thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan Nhà nước, việc lập Giấy ủy quyền cho cá nhân trực tiếp thực hiện là một bước pháp lý không thể thiếu.
Tại sao cần Giấy ủy quyền khi sửa đổi giấy phép ICP?
Theo quy định pháp luật về quản lý thông tin trên mạng, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm chính trước pháp luật. Tuy nhiên, do khối lượng công việc điều hành, các lãnh đạo thường ủy quyền cho cán bộ chuyên trách làm việc với Sở Thông tin và Truyền thông. Giấy ủy quyền không chỉ là căn cứ để cơ quan chức năng tiếp nhận hồ sơ mà còn giúp xác định rõ phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của người được ủy quyền, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong mọi giao dịch hành chính.
Căn cứ pháp lý áp dụng tại thời điểm năm 2019
Tại thời điểm tháng 09/2019, các doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại các văn bản sau:
- Nghị định 72/2013/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng.
- Nghị định 27/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 72/2013/NĐ-CP.
Đặc biệt, quy trình sửa đổi, bổ sung giấy phép ICP được quy định cụ thể tại khoản 11 Điều 1 Nghị định 27/2018/NĐ-CP (văn bản sửa đổi Điều 20 Nghị định 72/2013/NĐ-CP). Theo đó, doanh nghiệp phải làm thủ tục sửa đổi khi thay đổi tên, địa điểm máy chủ, nhân sự chịu trách nhiệm hoặc nội dung thông tin cung cấp.
"Trong thời hạn hiệu lực của giấy phép, tổ chức, doanh nghiệp phải làm thủ tục sửa đổi, bổ sung giấy phép trong các trường hợp: Thay đổi tên tổ chức, doanh nghiệp; thay đổi địa điểm đặt máy chủ tại Việt Nam; thay đổi nhân sự chịu trách nhiệm chính; thay đổi, bổ sung nội dung thông tin..."
Nội dung chi tiết Mẫu Giấy ủy quyền sửa đổi giấy phép ICP
Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn hóa dành cho Công ty TNHH hai thành viên trở lên áp dụng trong năm 2019:
..., ngày ... tháng ... năm 2019
GIẤY ỦY QUYỀN
BÊN ỦY QUYỀN (Bên A):
Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................
Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày ........................................
Địa chỉ trụ sở chính: ...................................................................................................
Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: .................................
BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Bên B):
Họ và tên: ................................................. Giới tính: ................................................
Số CMND/Thẻ căn cước: ................. do ................. cấp ngày .................................
Hộ khẩu thường trú: ...................................................................................................
NỘI DUNG ỦY QUYỀN:
1. Bên B thay mặt Bên A thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến việc sửa đổi Giấy phép thiết lập trang thông tin điện tử tổng hợp số: ................. do Sở Thông tin và Truyền thông cấp ngày ................. tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
2. Phạm vi công việc bao gồm: Nộp hồ sơ, giải trình các nội dung liên quan, nhận thông báo sửa đổi bổ sung (nếu có), ký các văn bản hành chính theo yêu cầu và nhận kết quả cuối cùng.
3. Thời hạn ủy quyền: Kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế khác.
| BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN(Ký và ghi rõ họ tên) | BÊN ỦY QUYỀN(Ký tên, đóng dấu công ty) |
Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo và thực hiện
Để quá trình sửa đổi giấy phép diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Tính chính xác của thông tin: Mọi số liệu về giấy phép cũ, thông tin định danh của người được ủy quyền phải tuyệt đối chính xác so với bản gốc.
- Phạm vi ủy quyền: Cần ghi rõ ràng các quyền hạn như "nộp hồ sơ", "nhận kết quả" để tránh việc người được ủy quyền không thể thực hiện trọn vẹn quy trình.
- Con dấu và chữ ký: Văn bản phải có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu đỏ của công ty. Đối với Công ty TNHH hai thành viên, cần đảm bảo việc ủy quyền này phù hợp với Điều lệ công ty.
Việc chuẩn bị một bản Giấy ủy quyền đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh trên môi trường mạng.