Trong xu thế toàn cầu hóa năm 2019, việc mở rộng thị trường ra nước ngoài không còn là đặc quyền của các tập đoàn lớn mà đã trở thành mục tiêu của nhiều Doanh nghiệp tư nhân (DNTN) tại Việt Nam. Để bảo vệ tài sản trí tuệ của mình trên trường quốc tế, việc đăng ký nhãn hiệu thông qua Hệ thống Madrid là giải pháp tối ưu về chi phí và thời gian. Tuy nhiên, để thực hiện thủ tục này, chủ doanh nghiệp thường cần ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức chuyên môn thực hiện. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và mẫu Giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu quốc tế dành riêng cho Doanh nghiệp tư nhân.
1. Tại sao Doanh nghiệp tư nhân cần đăng ký nhãn hiệu quốc tế qua hệ thống Madrid?
Hệ thống Madrid về đăng ký quốc tế nhãn hiệu (bao gồm Thỏa ước Madrid và Nghị định thư Madrid) cho phép chủ sở hữu nhãn hiệu bảo hộ quyền của mình tại nhiều quốc gia thành viên chỉ bằng một đơn duy nhất nộp qua Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam. Đối với Doanh nghiệp tư nhân, điều này giúp giảm thiểu đáng kể các thủ tục hành chính phức tạp và chi phí dịch thuật, thuê luật sư tại từng quốc gia riêng lẻ.
Theo quy định tại Điều 6 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, quyền sở hữu công nghiệp đối với nhãn hiệu được xác lập trên cơ sở quyết định cấp văn bằng bảo hộ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc đăng ký quốc tế giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế và ngăn chặn các hành vi xâm phạm quyền tại thị trường nước ngoài.
2. Căn cứ pháp lý về việc ủy quyền trong Doanh nghiệp tư nhân
Việc lập Giấy ủy quyền trong Doanh nghiệp tư nhân cần tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật hiện hành năm 2019, cụ thể:
- Về tư cách đại diện: Theo Điều 185 Luật Doanh nghiệp 2014, chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Do đó, chủ doanh nghiệp có quyền nhân danh doanh nghiệp để thực hiện các giao dịch hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện.
- Về hình thức và nội dung ủy quyền: Phải tuân thủ các quy định tại Chương IX của Bộ luật Dân sự 2015 về đại diện và ủy quyền. Giấy ủy quyền phải thể hiện rõ phạm vi công việc, thời hạn ủy quyền và chữ ký của các bên.
- Về chuyên môn sở hữu trí tuệ: Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (được sửa đổi bởi Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2019) quy định về việc cá nhân, tổ chức có thể ủy quyền cho các tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp để thực hiện các thủ tục xác lập quyền.
3. Nội dung quan trọng trong Giấy ủy quyền nộp hồ sơ Madrid
Một văn bản ủy quyền hợp pháp và đầy đủ cần bao gồm các thông tin sau:
3.1. Thông tin Bên ủy quyền (Doanh nghiệp tư nhân)
Cần ghi chính xác tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đặc biệt, thông tin về người đại diện (chủ DNTN) phải khớp với dữ liệu trên hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia.
3.2. Thông tin Bên được ủy quyền
Nếu ủy quyền cho cá nhân, cần ghi rõ họ tên, số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú. Nếu ủy quyền cho tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp, cần ghi rõ tên tổ chức và thông tin người trực tiếp thực hiện.
3.3. Phạm vi ủy quyền
Đây là phần quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần ghi rõ Bên được ủy quyền có quyền thay mặt doanh nghiệp liên hệ với Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam và Văn phòng Quốc tế của WIPO để nộp đơn, sửa đổi đơn, nộp phí, lệ phí và nhận các thông báo liên quan đến nhãn hiệu quốc tế.
"Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện đăng ký nhãn hiệu quốc tế theo hệ thống Madrid."
4. Mẫu Giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu quốc tế cho DNTN
Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được cập nhật theo bối cảnh pháp luật năm 2019:
..., ngày ... tháng ... năm 2019
GIẤY ỦY QUYỀN
I. BÊN ỦY QUYỀN:
Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................
Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày .....................................
Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................
Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: Chủ doanh nghiệp
II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN:
Họ và tên: ................................................. Giới tính: .............................................
Số CMND/CCCD: ................. do ................. cấp ngày ..........................................
Địa chỉ thường trú: ...................................................................................................
III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:
1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền thực hiện các thủ tục nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu quốc tế theo hệ thống Madrid thông qua Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam.
2. Thực hiện các công việc liên quan như: nộp phí, lệ phí; nhận văn bản, thông báo; giải trình và sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
3. Giấy ủy quyền này có hiệu lực từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản chấm dứt ủy quyền.
5. Những lưu ý khi thực hiện ủy quyền
Chủ doanh nghiệp tư nhân cần lưu ý rằng, mặc dù đã ủy quyền nhưng trách nhiệm cuối cùng về tính trung thực của thông tin trong hồ sơ vẫn thuộc về doanh nghiệp. Ngoài ra, theo Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015, thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền, nếu không xác định thì thời hạn đại diện được xác định theo giao dịch dân sự cụ thể.
Việc chuẩn bị một Giấy ủy quyền chặt chẽ không chỉ giúp quá trình đăng ký nhãn hiệu quốc tế diễn ra thuận lợi mà còn bảo vệ quyền lợi của Doanh nghiệp tư nhân trước các rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế.