Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc phát hiện sai sót trên tờ khai hải quan sau khi đã truyền dữ liệu là tình huống không hiếm gặp. Tuy nhiên, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể tự ý sửa đổi. Tính đến thời điểm cuối năm 2019, các quy định về khai bổ sung hồ sơ hải quan đã có những thay đổi quan trọng mà mọi kế toán và nhân viên xuất nhập khẩu cần nắm vững để tránh bị xử phạt hành chính hoặc chậm trễ trong thông quan.
Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc khai bổ sung năm 2019
Thủ tục khai bổ sung hồ sơ hải quan hiện nay được thực hiện dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật cốt lõi sau:
- Thông tư 38/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan.
- Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều tại Thông tư 38/2015/TT-BTC.
Đặc biệt, Điều 20 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi khoản 9 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC) là "kim chỉ nam" cho mọi hoạt động khai bổ sung.
Các trường hợp doanh nghiệp được phép khai bổ sung
Theo quy định hiện hành, người khai hải quan được phép khai bổ sung trong các giai đoạn sau:
1. Khai bổ sung trong thông quan
- Người khai hải quan, người nộp thuế được khai bổ sung hồ sơ hải quan trước thời điểm cơ quan hải quan thông báo kết quả phân luồng tờ khai hải quan cho người khai hải quan.
- Người khai hải quan, người nộp thuế phát hiện sai sót trong việc khai hải quan sau thời điểm cơ quan hải quan thông báo kết quả phân luồng nhưng trước khi thông quan thì được khai bổ sung hồ sơ hải quan và bị xử lý theo quy định của pháp luật.
- Người khai hải quan, người nộp thuế thực hiện khai bổ sung hồ sơ hải quan theo yêu cầu của cơ quan hải quan khi cơ quan hải quan phát hiện sai sót trong quá trình kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa.
2. Khai bổ sung sau khi hàng hóa đã được thông quan
Trừ nội dung khai bổ sung liên quan đến giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hoặc kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp thực hiện khai bổ sung sau thông quan trong các trường hợp:
- Xác định có sai sót trong việc khai hải quan thì được khai bổ sung trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày thông quan nhưng trước thời điểm cơ quan hải quan quyết định kiểm tra sau thông quan, thanh tra.
- Quá thời hạn 60 ngày kể từ ngày thông quan và trước khi cơ quan hải quan quyết định kiểm tra sau thông quan, thanh tra, người khai hải quan mới phát hiện sai sót thì thực hiện khai bổ sung và bị xử lý theo quy định.
Hồ sơ và thủ tục thực hiện khai bổ sung hồ sơ hải quan
Tùy vào hình thức khai báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ khác nhau:
- Đối với tờ khai điện tử: Khai bổ sung các chỉ tiêu thông tin theo mẫu số 01 hoặc mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 39/2018/TT-BTC và nộp các chứng từ liên quan qua hệ thống.
- Đối với tờ khai giấy: Người khai hải quan nộp 02 bản chính văn bản đề nghị khai bổ sung theo Mẫu số 03/KBS/GSQL và 01 bản chụp các chứng từ liên quan.
Dưới đây là cấu trúc mẫu văn bản đề nghị khai bổ sung mà doanh nghiệp cần thực hiện:
KHAI BỔ SUNG VỀ HÀNG HÓA XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU (Mẫu số 03/KBS/GSQL) A- PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN 1. Người khai hải quan: .................................................................................... 2. Mã số thuế: ................................................................................................. 3. Khai bổ sung cho Tờ khai hải quan số: ........................., ngày: ..................... 4. Các nội dung bổ sung: [Bảng kê chi tiết nội dung cũ, nội dung mới và lý do bổ sung] 5. Chứng từ kèm theo: ....................................................................................
Thời hạn giải quyết của cơ quan hải quan
Cơ quan hải quan có trách nhiệm tiếp nhận và phản hồi kết quả kiểm tra hồ sơ khai bổ sung trong thời gian quy định:
- Trong vòng 02 giờ làm việc: Kể từ thời điểm tiếp nhận đủ hồ sơ khai bổ sung đối với các trường hợp khai bổ sung trong thông quan hoặc trong thời hạn 60 ngày sau thông quan.
- Xử lý vi phạm: Trường hợp khai bổ sung dẫn đến thiếu số thuế phải nộp hoặc vi phạm quy định về thủ tục, cơ quan hải quan sẽ ra quyết định ấn định thuế và xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.
Việc nắm vững các quy định về khai bổ sung không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình thông quan mà còn thể hiện tính tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro bị đưa vào danh sách doanh nghiệp có độ rủi ro cao trong hệ thống quản lý của ngành Hải quan.