Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ đầu năm 2020, việc quản lý các hoạt động kinh doanh trực tuyến ngày càng trở nên chặt chẽ. Khi một doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần, quyết định thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc chấm dứt vận hành một trang web bán hàng, việc thực hiện đúng các thủ tục hành chính là vô cùng quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Ký kết văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính tại doanh nghiệp (ảnh minh họa)
Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động thương mại điện tử năm 2020
Tại thời điểm hiện tại, các hoạt động liên quan đến website thương mại điện tử được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 52/2013/NĐ-CP. Để hướng dẫn chi tiết về việc quản lý, Bộ Công Thương đã ban hành Thông tư 47/2014/TT-BCT, sau đó được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 21/2018/TT-BCT.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Thông tư 47/2014/TT-BCT, doanh nghiệp phải thông báo chấm dứt hoạt động website trong trường hợp:
"1. Thương nhân, tổ chức, cá nhân đã thông báo website thương mại điện tử bán hàng theo quy định tại Điều 8 và Điều 9 Thông tư này phải thực hiện thủ tục thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin hoặc chấm dứt thông báo trong các trường hợp sau: ... b) Chấm dứt hoạt động của website."
Tại sao cần Giấy ủy quyền khi ngừng hoạt động website?
Trong các công ty cổ phần, người đại diện theo pháp luật thường bận rộn với các công việc điều hành vĩ mô. Do đó, việc thực hiện các thủ tục hành chính cụ thể tại Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số - Bộ Công Thương thường được giao cho nhân viên pháp chế hoặc đơn vị dịch vụ. Để hồ sơ được chấp nhận, Giấy ủy quyền là văn bản pháp lý bắt buộc để xác định quyền hạn của người đi nộp hồ sơ.
Giao diện thông báo ngừng hoạt động website trên hệ thống của Bộ Công Thương (ảnh minh họa)
Mẫu Giấy ủy quyền ngừng hoạt động website thương mại điện tử
Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn xác nhất dành cho doanh nghiệp thực hiện trong năm 2020:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc
..., ngày ... tháng ... năm 2020
GIẤY UỶ QUYỀN
(Về việc thực hiện thủ tục đề nghị ngừng hoạt động website thương mại điện tử bán hàng)
I. Bên ủy quyền (Doanh nghiệp):
- Tên doanh nghiệp: ....................................................................................
- Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày .................
- Địa chỉ trụ sở chính: ....................................................................................
- Người đại diện theo pháp luật: ................. Chức vụ: .................
II. Bên được ủy quyền:
- Họ và tên: ................. Giới tính: .................
- Số CMND/CCCD: ................. do ................. cấp ngày .................
- Hộ khẩu thường trú: ....................................................................................
- Chỗ ở hiện tại: ....................................................................................
III. Nội dung và phạm vi ủy quyền:
1. Bên được ủy quyền thay mặt doanh nghiệp thực hiện các thủ tục thông báo ngừng hoạt động website thương mại điện tử bán hàng có tên miền: ................. tại Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số - Bộ Công Thương.
2. Được quyền ký kết các văn bản, hồ sơ liên quan và nhận kết quả từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
IV. Thời hạn ủy quyền:
Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất công việc hoặc có văn bản thay thế khác.
| BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN(Ký, ghi rõ họ tên) | BÊN ỦY QUYỀN(Ký tên, đóng dấu) |
Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục năm 2020
- Thủ tục trực tuyến: Doanh nghiệp cần truy cập Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử (online.gov.vn) để thực hiện khai báo thay đổi thông tin.
- Thời hạn thông báo: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi website ngừng hoạt động, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thông báo.
- Hồ sơ kèm theo: Ngoài giấy ủy quyền, người thực hiện cần mang theo bản sao CMND/CCCD và các giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của doanh nghiệp khi cần đối chiếu trực tiếp.
Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty cổ phần mà còn giúp doanh nghiệp duy trì hồ sơ pháp lý sạch trên hệ thống quản lý quốc gia.