Trong quá trình hoạt động, vì lý do chiến lược thương hiệu hoặc thay đổi định hướng kinh doanh, nhiều doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi tên gọi. Tuy nhiên, việc thay đổi tên công ty cổ phần không chỉ đơn thuần là chọn một cái tên mới mà còn kéo theo hàng loạt thủ tục pháp lý phức tạp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình này theo quy định hiện hành.
Chuyên gia tư vấn về thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp (ảnh minh họa)
1. Điều kiện và nguyên tắc đặt tên mới cho công ty cổ phần
Việc lựa chọn tên mới phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể:
- Thành tố bắt buộc: Tên tiếng Việt của doanh nghiệp phải bao gồm hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp (Công ty cổ phần hoặc CP) và Tên riêng (theo quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020).
- Cấm đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn: Doanh nghiệp không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc. Các trường hợp tên gây nhầm lẫn được quy định chi tiết tại Điều 38 và Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020.
- Sử dụng từ ngữ, ký hiệu: Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị... để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan đó (Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020).
"Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài."
2. Thành phần hồ sơ thay đổi tên công ty cổ phần
Căn cứ Điều 48 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
- Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông: Về việc thay đổi tên công ty.
- Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông: Ghi nhận ý kiến và kết quả biểu quyết về việc đổi tên.
- Văn bản ủy quyền: Trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật.
- Giấy tờ chứng thực cá nhân: Bản sao CCCD/Hộ chiếu của người nộp hồ sơ.
Hồ sơ pháp lý và con dấu doanh nghiệp cần được cập nhật đồng bộ (ảnh minh họa)
3. Trình tự, thủ tục thực hiện thay đổi tên doanh nghiệp
Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục theo các bước sau:
Bước 1: Tra cứu tên dự kiến
Trước khi họp và ra quyết định, doanh nghiệp nên truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tra cứu, tránh trường hợp tên mới bị trùng hoặc gây nhầm lẫn, dẫn đến hồ sơ bị từ chối.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh. Đây là phương thức được khuyến khích và miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
4. Những việc cần làm ngay sau khi thay đổi tên
Thay đổi tên trên giấy phép chỉ là bước đầu tiên. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, doanh nghiệp cần thực hiện:
- Khắc lại con dấu: Dù Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự quyết định về con dấu, nhưng tên trên con dấu phải khớp với tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Thông báo cho ngân hàng: Cập nhật thông tin chủ tài khoản để thực hiện các giao dịch chuyển tiền, thanh toán.
- Thay đổi hóa đơn: Liên hệ cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để thay đổi thông tin tên công ty trên hóa đơn.
- Thông báo cho đối tác, khách hàng: Gửi thông báo chính thức và ký kết các phụ lục hợp đồng cần thiết.
- Cập nhật tài sản: Thay đổi tên trên các giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản (xe cộ, nhà đất, văn bằng bảo hộ sở hữu trí tuệ...).
5. Mức xử phạt khi chậm đăng ký thay đổi tên
Doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Nếu vi phạm, mức phạt theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP như sau:
- Quá thời hạn từ 01 - 10 ngày: Cảnh cáo.
- Quá thời hạn từ 11 - 30 ngày: Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
- Quá thời hạn từ 31 - 90 ngày: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
- Quá thời hạn từ 91 ngày trở lên: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
- Không đăng ký thay đổi: Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
Việc nắm vững quy trình và thời hạn pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi tên một cách suôn sẻ, tránh các rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh không đáng có.