Trong quá trình hoạt động, việc phát hiện sai sót thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là điều không hiếm gặp. Đối với các doanh nghiệp tư nhân, việc kịp thời hiệu đính các thông tin này không chỉ đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối không đáng có trong các giao dịch kinh doanh và thủ tục hành chính sau này.
Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục hiệu đính thông tin
Tại thời điểm tháng 10 năm 2018, các quy định về đăng ký doanh nghiệp nói chung và thủ tục hiệu đính thông tin nói riêng được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:
- Luật Doanh nghiệp 2014;
- Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
- Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp;
- Đặc biệt, kể từ ngày 10/10/2018, Nghị định 108/2018/NĐ-CP đã chính thức có hiệu lực, mang đến một số cải cách quan trọng trong thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.
Các trường hợp cần thực hiện hiệu đính thông tin
Theo quy định tại Điều 13 và Điều 17 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT, doanh nghiệp thực hiện hiệu đính trong các trường hợp sau:
- Sai sót so với hồ sơ đăng ký: Khi doanh nghiệp phát hiện nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đã nộp.
- Sai sót do chuyển đổi dữ liệu: Thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bị thiếu hoặc chưa chính xác so với bản giấy của Giấy chứng nhận do quá trình chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
- Cơ quan đăng ký tự phát hiện: Phòng Đăng ký kinh doanh chủ động phát hiện sai sót và thông báo cho doanh nghiệp để thực hiện hiệu đính.
Trình tự và thủ tục thực hiện hiệu đính
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ hiệu đính thông tin đối với doanh nghiệp tư nhân khá đơn giản, bao gồm:
- Giấy đề nghị hiệu đính thông tin (Mẫu Phụ lục II-14 hoặc II-16 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT);
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (trường hợp hiệu đính trên Giấy chứng nhận);
- Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ (nếu không phải chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện).
Lưu ý quan trọng: Theo Nghị định 108/2018/NĐ-CP mới có hiệu lực, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và các thông báo thay đổi nội dung đăng ký.
Bước 2: Nộp hồ sơ và nhận kết quả
Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
"Phòng Đăng ký kinh doanh nhận Giấy đề nghị, kiểm tra hồ sơ và thực hiện việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị của doanh nghiệp nếu thông tin trong Giấy đề nghị của doanh nghiệp là chính xác." (Trích khoản 1 Điều 13 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT)
Lời khuyên cho doanh nghiệp tư nhân
Việc kiểm tra kỹ lưỡng thông tin ngay khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục hiệu đính ngay lập tức để đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu trên hệ thống quốc gia. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh Chính phủ đang đẩy mạnh số hóa và liên thông dữ liệu giữa các cơ quan thuế, ngân hàng và đăng ký kinh doanh.