Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, đặc biệt là tại các công ty TNHH hai thành viên trở lên với khối lượng giao dịch lớn, việc xảy ra sai sót trong hồ sơ khai thuế là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, pháp luật thuế năm 2019 luôn tạo điều kiện để người nộp thuế tự giác khắc phục sai phạm thông qua cơ chế khai bổ sung.
Theo quy định tại Điều 34 Luật Quản lý thuế 2006, doanh nghiệp có quyền khai bổ sung hồ sơ khai thuế khi phát hiện có sai sót gây ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn giảm thiểu rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
Thời điểm "vàng" để khai bổ sung hồ sơ khai thuế
Căn cứ vào khoản 5 Điều 10 Thông tư 156/2013/TT-BTC, thời điểm thực hiện khai bổ sung được chia thành hai giai đoạn chính:
1. Trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra
Đây là thời điểm thuận lợi nhất cho doanh nghiệp. Hồ sơ khai thuế bổ sung có thể được nộp vào bất cứ ngày làm việc nào, không phụ thuộc vào thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của lần tiếp theo.
- Trường hợp chưa nộp hồ sơ quyết toán thuế năm: Doanh nghiệp khai bổ sung hồ sơ khai thuế tạm nộp của tháng, quý có sai sót, đồng thời tổng hợp số liệu vào hồ sơ quyết toán năm.
- Trường hợp đã nộp hồ sơ quyết toán thuế năm: Chỉ cần khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế năm. Nếu việc bổ sung làm giảm số thuế phải nộp và cần xác định lại số thuế của tháng/quý thì mới khai bổ sung cho tháng/quý đó.
2. Sau khi cơ quan thuế đã công bố quyết định kiểm tra, thanh tra
Lúc này, quyền tự điều chỉnh của doanh nghiệp bị hạn chế đáng kể:
- Nếu sai sót không liên quan đến thời kỳ, phạm vi đã kiểm tra: Doanh nghiệp vẫn được khai bổ sung và nộp tiền chậm nộp.
- Nếu sai sót liên quan đến thời kỳ đã kiểm tra nhưng không thuộc phạm vi kiểm tra: Được khai bổ sung và nộp tiền chậm nộp.
- Nếu sai sót liên quan trực tiếp đến thời kỳ và phạm vi đã kiểm tra: Doanh nghiệp vẫn được khai bổ sung nhưng sẽ bị xử lý vi phạm như trường hợp cơ quan thuế tự phát hiện.
Các trường hợp khai bổ sung thường gặp và cách xử lý
Tùy vào tác động của việc điều chỉnh đối với nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các bước khác nhau:
Trường hợp không làm thay đổi tiền thuế
Nếu việc bổ sung chỉ nhằm đính chính thông tin định danh hoặc các chỉ tiêu không làm thay đổi số thuế phải nộp, số thuế khấu trừ hay hoàn thuế, doanh nghiệp chỉ cần lập Tờ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót đã được điều chỉnh và gửi kèm tài liệu giải thích. Trong trường hợp này, không cần lập Bản giải trình mẫu số 01/KHBS.
Trường hợp làm tăng số thuế phải nộp
Đây là tình huống doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh phát sinh tiền chậm nộp quá lớn. Doanh nghiệp phải:
- Lập hồ sơ khai bổ sung.
- Tự xác định số tiền chậm nộp dựa trên số thuế tăng thêm, số ngày chậm nộp và mức lãi suất quy định.
- Nộp đủ số thuế tăng thêm và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước.
Trường hợp làm giảm số thuế phải nộp
Số tiền thuế điều chỉnh giảm sẽ được tính giảm nghĩa vụ thuế. Nếu doanh nghiệp đã nộp thừa vào ngân sách, số tiền này sẽ được bù trừ vào số thuế phải nộp của kỳ sau hoặc làm thủ tục hoàn thuế theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC.
Thành phần hồ sơ khai bổ sung năm 2019
Để hồ sơ được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp TNHH cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
1. Tờ khai thuế của kỳ tính thuế bị sai sót đã được bổ sung, điều chỉnh; 2. Bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh mẫu số 01/KHBS (nếu có phát sinh chênh lệch tiền thuế); 3. Tài liệu kèm theo giải thích số liệu trong bản giải trình.
Lời khuyên pháp lý: Các kế toán viên tại công ty TNHH nên thực hiện rà soát định kỳ hồ sơ khai thuế trước khi kết thúc năm tài chính. Việc chủ động phát hiện và khai bổ sung trước khi có quyết định thanh tra không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí phạt mà còn xây dựng hình ảnh doanh nghiệp tuân thủ tốt trong mắt cơ quan thuế.