Nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc đảm bảo an sinh cho người lao động
Khi một doanh nghiệp mới đi vào hoạt động và bắt đầu ký kết hợp đồng lao động, một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ phận nhân sự là thực hiện thủ tục đăng ký tham gia các loại bảo hiểm bắt buộc. Đây không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là cách để doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi chính đáng cho đội ngũ nhân sự của mình, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.
1. Những đối tượng nào bắt buộc phải tham gia bảo hiểm?
Theo quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, các đối tượng sau đây thuộc diện bắt buộc tham gia BHXH:
- Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.
- Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương.
- Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề.
Bên cạnh đó, Điều 43 Luật Việc làm 2013 cũng quy định rõ về đối tượng bắt buộc tham gia Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 03 tháng trở lên.
"Người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị vũ trang nhân dân; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân có thuê khoán, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động."
2. Thành phần hồ sơ đăng ký lần đầu cần những gì?
Căn cứ theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm lần đầu cho đơn vị bao gồm:
Đối với đơn vị (Doanh nghiệp):
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Đối với người lao động:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung giấy tờ chứng minh (nếu có).
3. Trình tự và phương thức thực hiện
Hiện nay, cơ quan Bảo hiểm xã hội khuyến khích các doanh nghiệp thực hiện kê khai qua phần mềm điện tử để tiết kiệm thời gian và chi phí. Quy trình cơ bản gồm các bước:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo danh mục nêu trên.
- Bước 2: Kê khai thông tin qua phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH cấp huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
- Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ. Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ cấp sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động.
4. Thời hạn và lưu ý quan trọng
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về thời hạn đăng ký. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, đơn vị phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm cho người lao động. Việc chậm trễ có thể dẫn đến các mức xử phạt hành chính theo quy định về xử phạt vi phạm trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội.
Ngoài ra, đối với các chi nhánh của doanh nghiệp, đơn vị có thể lựa chọn đóng bảo hiểm tại địa bàn chi nhánh hoạt động hoặc đóng tập trung tại công ty mẹ, tùy thuộc vào phương thức quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các doanh nghiệp mới thành lập thực hiện thủ tục đăng ký bảo hiểm một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, quý khách nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý để đảm bảo quyền lợi tối ưu.