Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc thiết lập website thương mại điện tử (TMĐT) bán hàng không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu bắt buộc để các doanh nghiệp, bao gồm cả công ty hợp danh, mở rộng thị trường. Tuy nhiên, để hoạt động này diễn ra hợp pháp, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thông báo với cơ quan quản lý nhà nước.
Website thương mại điện tử bán hàng và điều kiện thiết lập
Theo quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP, website TMĐT bán hàng là trang web do các thương nhân, tổ chức, cá nhân tự thiết lập để phục vụ hoạt động xúc tiến thương mại, bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ của chính mình.
Căn cứ Điều 52 Nghị định 52/2013/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 08/2018/NĐ-CP), công ty hợp danh muốn thiết lập website TMĐT bán hàng phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Là thương nhân, tổ chức hoặc cá nhân đã được cấp mã số thuế cá nhân;
- Đã thông báo với Bộ Công Thương về việc thiết lập website TMĐT bán hàng theo quy định.
Điều 52. Điều kiện thiết lập website thương mại điện tử bán hàng Các thương nhân, tổ chức, cá nhân được thiết lập website thương mại điện tử bán hàng nếu đáp ứng các điều kiện sau: 1. Là thương nhân, tổ chức hoặc cá nhân đã được cấp mã số thuế cá nhân. 3. Đã thông báo với Bộ Công Thương về việc thiết lập website thương mại điện tử bán hàng theo quy định tại Điều 53 Nghị định này.
Quy trình 4 bước thông báo trực tuyến chuẩn xác nhất
Việc thông báo phải được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động TMĐT của Bộ Công Thương tại địa chỉ online.gov.vn. Quy trình cụ thể như sau:
Bước 1: Đăng ký tài khoản hệ thống
Doanh nghiệp truy cập hệ thống và cung cấp các thông tin cơ bản như: Tên công ty hợp danh, mã số thuế (số đăng ký kinh doanh), lĩnh vực hoạt động, địa chỉ trụ sở và thông tin liên hệ của người đại diện pháp luật.
Bước 2: Chờ xét duyệt tài khoản
Trong vòng 03 ngày làm việc, Bộ Công Thương sẽ phản hồi qua email. Nếu thông tin đầy đủ, doanh nghiệp sẽ được cấp tài khoản đăng nhập. Trường hợp bị từ chối, doanh nghiệp cần bổ sung thông tin theo yêu cầu cụ thể trong email.
Bước 3: Khai báo thông báo website
Sau khi có tài khoản, doanh nghiệp đăng nhập và chọn chức năng "Thông báo website TMĐT bán hàng". Tại đây, bạn cần điền đầy đủ thông tin về tên miền, loại hàng hóa dịch vụ kinh doanh và đính kèm các tài liệu minh chứng (như bản quét Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp).
Bước 4: Xác nhận thông báo thành công
Bộ Công Thương sẽ tiếp tục xử lý hồ sơ trong 03 ngày làm việc. Khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được một đoạn mã HTML để gắn lên website. Đoạn mã này sẽ hiển thị biểu tượng "Đã thông báo" dẫn link trực tiếp về dữ liệu của doanh nghiệp trên cổng thông tin của Bộ.
Những trách nhiệm pháp lý không thể bỏ qua
Việc thông báo chỉ là bước khởi đầu. Trong quá trình vận hành, công ty hợp danh phải tuân thủ các trách nhiệm quy định tại Điều 27 Nghị định 52/2013/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP):
- Công bố thông tin: Phải hiển thị rõ ràng tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế trên website.
- Thông tin sản phẩm: Giá cả phải minh bạch (đã bao gồm thuế hay chưa), mô tả đặc tính hàng hóa chính xác.
- Chính sách giao dịch: Phải có đầy đủ chính sách hoàn trả, bảo hành, phương thức thanh toán và bảo mật thông tin cá nhân khách hàng.
- Lưu trữ dữ liệu: Theo khoản 9 Điều 1 Nghị định 85/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lưu trữ thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật về kế toán.
Nếu website có chức năng đặt hàng trực tuyến, doanh nghiệp còn phải thiết lập cơ chế cho phép khách hàng rà soát và xác nhận thông tin chi tiết về từng giao dịch trước khi thực hiện thanh toán. Việc lơ là các quy định này không chỉ dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính mà còn làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong mắt người tiêu dùng.