Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sở hữu một website để giới thiệu và bán sản phẩm là bước đi tất yếu của mọi doanh nghiệp tư nhân. Tuy nhiên, không ít chủ doanh nghiệp vẫn lầm tưởng rằng chỉ cần mua tên miền và thiết kế giao diện là có thể vận hành. Thực tế, theo quy định pháp luật hiện hành, hành vi "quên" thông báo website với cơ quan chức năng có thể dẫn đến những rắc rối pháp lý không đáng có.
Website thương mại điện tử bán hàng – Không chỉ là "trang web giới thiệu"
Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa website giới thiệu doanh nghiệp và website thương mại điện tử bán hàng. Theo quy định tại khoản 8 Điều 3 Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử, website thương mại điện tử bán hàng là trang web do các thương nhân, tổ chức, cá nhân tự thiết lập để phục vụ hoạt động xúc tiến thương mại, bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ của mình.
Điểm mấu chốt để phân biệt chính là tính năng đặt hàng trực tuyến. Nếu website của bạn cho phép khách hàng thực hiện các thao tác từ chọn hàng đến thanh toán hoặc chỉ đơn giản là để lại thông tin đặt hàng, đó chính là website thương mại điện tử bán hàng và bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo.
Điều kiện để doanh nghiệp tư nhân "hợp pháp hóa" website bán hàng
Để có thể vận hành website một cách hợp pháp, doanh nghiệp tư nhân cần đáp ứng các điều kiện cơ bản được quy định tại Điều 52 Nghị định 52/2013/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP):
- Doanh nghiệp phải có mã số thuế hợp lệ.
- Phải thực hiện thông báo thiết lập website thương mại điện tử bán hàng với Bộ Công Thương thông qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử.
Quy trình 4 bước thông báo lên Bộ Công Thương: Chi tiết và chuẩn xác
Việc thông báo được thực hiện hoàn toàn trực tuyến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Dưới đây là lộ trình chi tiết:
Bước 1: Đăng ký tài khoản hệ thống
Doanh nghiệp truy cập vào hệ thống và cung cấp các thông tin định danh cơ bản như: Tên doanh nghiệp, số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, lĩnh vực hoạt động và thông tin liên hệ của người chịu trách nhiệm.
Bước 2: Chờ xét duyệt tài khoản
Trong vòng 03 ngày làm việc, Bộ Công Thương sẽ phản hồi qua email. Nếu thông tin chính xác, doanh nghiệp sẽ được cấp tài khoản để đăng nhập. Trường hợp bị từ chối, doanh nghiệp cần bổ sung thông tin theo hướng dẫn cụ thể trong email.
Bước 3: Khai báo thông tin website
Sau khi có tài khoản, doanh nghiệp chọn chức năng "Thông báo website thương mại điện tử bán hàng". Tại đây, bạn cần điền đầy đủ các thông tin về tên miền, đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ (hosting) và đính kèm các tài liệu liên quan.
Bước 4: Xác nhận và gắn logo "Đã thông báo"
Bộ Công Thương sẽ kiểm tra hồ sơ trong 03 ngày làm việc. Khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được một đoạn mã HTML. Đoạn mã này dùng để gắn lên website, hiển thị dưới dạng biểu tượng (logo) xanh của Bộ Công Thương, giúp khách hàng yên tâm hơn khi giao dịch.
"Thương nhân, tổ chức, cá nhân thiết lập website thương mại điện tử bán hàng có trách nhiệm thông báo với Bộ Công Thương về việc thiết lập website đó theo quy định tại Thông tư này."
Đây là nội dung quan trọng được nhấn mạnh tại Thông tư 47/2014/TT-BCT và tiếp tục được kế thừa trong Thông tư 01/2022/TT-BCT.
Những lưu ý "vàng" để tránh bị xử phạt
Sau khi đã thông báo thành công, doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ nghiêm ngặt các nghĩa vụ về công bố thông tin. Cụ thể, trên website phải hiển thị rõ ràng:
- Thông tin về chủ sở hữu website (Tên, địa chỉ, số điện thoại, số đăng ký kinh doanh).
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ và giá cả (đã bao gồm thuế hay chưa).
- Các chính sách quan trọng: Chính sách bảo mật thông tin khách hàng, chính sách đổi trả, bảo hành và phương thức thanh toán.
Việc thiếu sót bất kỳ thông tin nào trong số này cũng có thể trở thành căn cứ để cơ quan quản lý thị trường xử phạt hành chính. Do đó, doanh nghiệp tư nhân nên chủ động rà soát và cập nhật website thường xuyên để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật cao nhất.