Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong những nghĩa vụ hành chính quan trọng của doanh nghiệp đối với cơ quan thuế. Tuy nhiên, kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, quy định về việc nộp báo cáo này đã có những thay đổi căn bản mà kế toán và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Sự thay đổi về báo cáo hóa đơn trong kỷ nguyên số
Trước đây, theo quy định cũ, hầu hết các doanh nghiệp đều phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ hàng quý. Tuy nhiên, với sự phổ biến của hóa đơn điện tử, quy trình này đã được đơn giản hóa tối đa. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế không còn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ (mẫu BC26/AC) vì dữ liệu đã được truyền trực tiếp lên hệ thống của cơ quan thuế.
Đối tượng nào vẫn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?
Dù hóa đơn điện tử đã bao phủ phần lớn nền kinh tế, vẫn còn một số đối tượng đặc thù bắt buộc phải thực hiện thủ tục này:
- Doanh nghiệp mua hóa đơn của cơ quan thuế: Các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc chưa đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và phải mua hóa đơn giấy từ cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ đặc thù: Một số loại chứng từ, biên lai phí, lệ phí vẫn được quản lý theo hình thức cũ.
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất
Đối với các đối tượng thuộc diện phải nộp báo cáo, thời hạn được quy định rõ ràng như sau:
1. Thời hạn nộp báo cáo theo tháng
Áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc đang trong thời gian bị cưỡng chế hóa đơn nhưng được cơ quan thuế cho phép sử dụng hóa đơn lẻ. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.
2. Thời hạn nộp báo cáo theo quý
Đây là hình thức phổ biến nhất cho các đối tượng còn lại:
- Quý I: Chậm nhất là ngày 30/4.
- Quý II: Chậm nhất là ngày 30/7.
- Quý III: Chậm nhất là ngày 30/10.
- Quý IV: Chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau.
Thủ tục và hồ sơ nộp báo cáo
Hồ sơ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bao gồm:
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC ban hành kèm theo Nghị định 123).
- Văn bản ủy quyền (nếu người đi nộp không phải là đại diện pháp luật).
Hiện nay, doanh nghiệp có thể dễ dàng nộp báo cáo này thông qua phần mềm HTKK và gửi qua hệ thống Thuế điện tử (Thuedientu.gdt.gov.vn) để tiết kiệm thời gian và chi phí.
Lưu ý quan trọng để tránh bị xử phạt
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, việc chậm nộp báo cáo hóa đơn có thể dẫn đến những mức phạt hành chính đáng kể. Doanh nghiệp cần lưu ý:
Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn (không phát sinh việc xuất hóa đơn), doanh nghiệp vẫn phải nộp báo cáo với số lượng sử dụng bằng 0.
Nếu doanh nghiệp có sự thay đổi về địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, cần phải thực hiện chốt báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi trước khi thực hiện các thủ tục tại nơi mới.
Việc nắm vững các quy định về báo cáo hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị tài chính. Nếu bạn còn thắc mắc về trường hợp cụ thể của doanh nghiệp mình, hãy liên hệ với các chuyên gia pháp lý để được tư vấn chính xác nhất.