Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành quy chuẩn bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế vẫn tồn tại những trường hợp đặc thù mà tại đó, việc sử dụng hạ tầng công nghệ chưa thể đáp ứng ngay lập tức. Để tháo gỡ khó khăn này, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và mới nhất là Nghị định 70/2025/NĐ-CP vẫn duy trì cơ chế cho phép một số đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Ai là đối tượng được 'gọi tên' mua hóa đơn từ cơ quan thuế?
Không phải mọi doanh nghiệp đều có thể tùy ý lựa chọn hình thức này. Theo quy định tại Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Cục Thuế sẽ bán hóa đơn cho các đối tượng cụ thể sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tại địa bàn khó khăn: Đây là những đơn vị không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, thiếu hạ tầng công nghệ thông tin hoặc phần mềm kế toán cần thiết.
- Doanh nghiệp gặp sự cố hạ tầng: Trong trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố kéo dài, việc sử dụng hóa đơn giấy là giải pháp tạm thời để không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Cần lưu ý rằng, thời gian mua hóa đơn giấy tối đa chỉ là 12 tháng. Trong khoảng thời gian này, cơ quan thuế sẽ phối hợp để hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi dần sang hóa đơn điện tử theo lộ trình.
Quy trình và hồ sơ 'chuẩn chỉnh' để mua hóa đơn lần đầu
Để việc mua hóa đơn diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị mua hóa đơn: Sử dụng Mẫu số 02/ĐN-HĐG.
- Giấy tờ tùy thân: Người đến mua (đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền) phải xuất trình CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực.
- Văn bản cam kết: Đối với lần mua đầu tiên, doanh nghiệp phải có cam kết về địa chỉ sản xuất kinh doanh phù hợp với đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 02/CK-HĐG).
"Khi đến mua hóa đơn, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế."
Những lưu ý 'sống còn' để tránh rủi ro pháp lý
Việc sử dụng hóa đơn giấy mua từ cơ quan thuế đi kèm với những trách nhiệm quản lý nghiêm ngặt. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm các vấn đề sau:
- Số lượng mua: Lần đầu mua không quá 1 quyển (50 số). Các lần sau sẽ căn cứ vào tình hình sử dụng thực tế của tháng trước đó.
- Trách nhiệm báo cáo: Doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ. Mọi sai sót trong việc lập hóa đơn phải được xử lý theo đúng quy định tại Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (gạch chéo liên sai, lập biên bản thu hồi...).
- Tiêu hủy hóa đơn cũ: Khi đủ điều kiện và chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục tiêu hủy các hóa đơn giấy chưa sử dụng theo Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Việc nắm vững các quy định về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành, tránh những khoản phạt hành chính không đáng có trong công tác quản lý thuế.