Việc áp dụng hóa đơn điện tử không còn là câu chuyện của tương lai mà đã trở thành yêu cầu cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Để cụ thể hóa lộ trình này, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Ngay sau đó, Tổng cục Thuế cũng đã có Công văn 4178/TCT-CS để giới thiệu chi tiết các điểm mới này.
Lộ trình bắt buộc và hiệu lực thi hành
Một trong những điểm quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý chính là thời hạn chuyển đổi. Theo quy định tại Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh phải hoàn thành việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới.
"Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này."
Những thay đổi quan trọng về nội dung và ký hiệu hóa đơn
So với các quy định cũ, Thông tư 68/2019/TT-BTC đã chuẩn hóa lại cách ghi ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn. Cụ thể:
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Sử dụng các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phân loại (1 là Hóa đơn GTGT, 2 là Hóa đơn bán hàng...).
- Ký hiệu hóa đơn: Gồm 6 ký tự, trong đó ký tự đầu tiên (C hoặc K) xác định hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế. Hai ký tự tiếp theo thể hiện năm lập hóa đơn.
Định dạng XML - Tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc
Tại Điều 5 Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính quy định định dạng hóa đơn điện tử thống nhất là ngôn ngữ XML. Định dạng này bao gồm hai thành phần chính: dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn và dữ liệu chữ ký số. Đối với loại có mã, sẽ có thêm thành phần dữ liệu mã của cơ quan thuế.
Xử lý sai sót và sự cố hệ thống
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, quy trình xử lý được hướng dẫn chi tiết tại Điều 11 (đối với hóa đơn có mã) và Điều 17 (đối với hóa đơn không mã). Tùy vào loại sai sót (sai địa chỉ, tên hay sai mã số thuế, tiền thuế) mà doanh nghiệp sẽ thực hiện điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế tương ứng.
Lời khuyên cho doanh nghiệp
Để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên chủ động rà soát hạ tầng công nghệ thông tin và lựa chọn các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định tại Điều 23 Thông tư 68/2019/TT-BTC. Việc nắm vững các quy định tại Công văn 4178/TCT-CS cũng sẽ giúp bộ phận kế toán tự tin hơn trong việc triển khai thực tế.