Việc bảo hộ thương hiệu không chỉ dừng lại ở biên giới quốc gia. Đối với các công ty cổ phần đang vươn tầm thế giới, việc gia hạn đăng ký quốc tế nhãn hiệu theo Hệ thống Madrid là bước đi sống còn để duy trì lợi thế cạnh tranh và bảo vệ tài sản trí tuệ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và những lưu ý quan trọng theo quy định mới nhất hiện nay.
1. Thời điểm "vàng" để thực hiện gia hạn nhãn hiệu quốc tế
Theo quy định tại khoản 5 Điều 26 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về mốc thời gian nộp hồ sơ gia hạn. Cụ thể, yêu cầu gia hạn đăng ký quốc tế nộp thông qua cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp (Cục Sở hữu trí tuệ) cần được thực hiện trong khoảng thời gian:
- Không sớm hơn 06 tháng tính đến ngày đăng ký quốc tế đó hết hạn.
- Không muộn hơn 01 tháng tính đến ngày đăng ký quốc tế đó hết hạn.
Trong trường hợp doanh nghiệp bỏ lỡ thời hạn nêu trên, pháp luật vẫn cho phép gia hạn trong thời gian ân hạn (thường là 06 tháng sau ngày hết hạn). Tuy nhiên, hồ sơ yêu cầu cần được nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ không muộn hơn 01 tháng tính đến ngày hết thời gian ân hạn và doanh nghiệp sẽ phải nộp thêm phụ phí theo quy định của Văn phòng quốc tế (WIPO).
2. Hồ sơ gia hạn nhãn hiệu quốc tế: Cần chuẩn bị những gì?
Để đảm bảo tính pháp lý và sự liền mạch trong quá trình bảo hộ, công ty cổ phần cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 26 Nghị định 65/2023/NĐ-CP. Các tài liệu bao gồm:
- Tờ khai yêu cầu theo Mẫu số 02 bằng tiếng Việt (ban hành kèm theo Phụ lục II của Nghị định 65/2023/NĐ-CP).
- 02 tờ khai tương ứng theo mẫu của Văn phòng quốc tế (WIPO).
- Văn bản ủy quyền bằng tiếng Việt (nếu nộp thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp).
- Chứng từ nộp phí thẩm định gia hạn nhãn hiệu đăng ký quốc tế có nguồn gốc Việt Nam.
- Các tài liệu bổ trợ khác nếu có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh được các thông báo sửa đổi, bổ sung từ Cục Sở hữu trí tuệ hoặc WIPO.
3. Quy trình xử lý đơn gia hạn qua Cục Sở hữu trí tuệ
Quy trình xử lý đơn gia hạn hiện nay được thực hiện chặt chẽ nhằm đảm bảo quyền lợi cho chủ sở hữu nhãn hiệu. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ tiến hành thẩm định hình thức:
"Trường hợp hồ sơ yêu cầu không có thiếu sót hoặc có thiếu sót nhưng người nộp đơn đã sửa chữa thiếu sót đạt yêu cầu, cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp ra thông báo các khoản phí để người nộp đơn nộp trực tiếp cho Văn phòng quốc tế, ký xác nhận yêu cầu và chuyển yêu cầu cho Văn phòng quốc tế trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ra thông báo về phí."
Đây là bước đệm quan trọng để đơn của doanh nghiệp được ghi nhận tại hệ thống quốc tế. Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với cơ quan quản lý để hoàn tất các nghĩa vụ tài chính trực tiếp với WIPO theo đúng thông báo.
4. Những lưu ý "xương máu" khi gia hạn nhãn hiệu quốc tế
Dựa trên thực tiễn áp dụng Luật Sở hữu trí tuệ 2005 và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 23/2023/TT-BKHCN, các công ty cổ phần cần lưu ý:
- Tính thống nhất: Việc gia hạn không được phép làm thay đổi bất kỳ nội dung nào của nhãn hiệu hoặc danh mục hàng hóa, dịch vụ đã được bảo hộ. Nếu muốn mở rộng phạm vi, doanh nghiệp phải nộp đơn đăng ký mới hoặc đơn chỉ định bổ sung.
- Theo dõi thông báo: WIPO thường gửi thông báo nhắc nhở trước 06 tháng, nhưng doanh nghiệp không nên hoàn toàn phụ thuộc vào thông báo này mà cần có hệ thống quản trị tài sản trí tuệ nội bộ.
- Phí và lệ phí: Phí gia hạn quốc tế thường khá cao và biến động theo tỷ giá. Doanh nghiệp cần chuẩn bị ngân sách phù hợp để không bị gián đoạn quá trình gia hạn.
Tóm lại, gia hạn nhãn hiệu quốc tế là một thủ tục hành chính có tính chuyên môn cao. Việc nắm vững các quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2022 và các nghị định hướng dẫn sẽ giúp công ty cổ phần bảo vệ vững chắc thương hiệu của mình trên trường quốc tế.