Trong kỷ nguyên công nghiệp 4.0, việc chuyển đổi từ khai báo giấy sang hệ thống hải quan điện tử không chỉ giúp minh bạch hóa quy trình mà còn là "chìa khóa" để các công ty cổ phần bứt phá trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn lúng túng khi tiếp cận hệ thống VNACCS/VCIS. Vậy quy trình chuẩn xác nhất là gì?
1. Chuẩn bị "vũ khí" trước khi bước vào cuộc chơi số
Để có thể thực hiện thủ tục khai báo hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu qua mạng, công ty cổ phần cần chuẩn bị đầy đủ các nền tảng kỹ thuật theo quy định tại Luật Hải quan 2014. Cụ thể:
- Đăng ký chữ ký số: Đây là định danh điện tử của doanh nghiệp trên môi trường mạng.
- Đăng ký tài khoản VNACCS: Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản sử dụng trên hệ thống VNACCS của Tổng cục Hải quan.
- Cài đặt phần mềm: Tải và cài đặt các phần mềm hỗ trợ khai báo hải quan được cơ quan chức năng cấp phép.
2. Quy trình 5 bước "vàng" để thông quan hàng hóa
Theo hướng dẫn tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), quy trình khai báo diễn ra như sau:
Bước 1: Mở tờ khai hải quan online
Doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm, điền đầy đủ các chỉ tiêu thông tin. Lưu ý, việc khai báo phải đảm bảo tính trung thực và chính xác tuyệt đối.
Bước 2: Khai báo chi tiết và tra cứu mã chuẩn
Đây là bước cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp cần sử dụng Bảng mã chuẩn của Hệ thống VNACCS để tra cứu mã loại hình, mã cơ quan hải quan. Việc sai sót ở bước này có thể dẫn đến việc phải hủy tờ khai hoặc bị xử phạt hành chính.
Bước 3: Chuẩn bị và đính kèm hồ sơ điện tử
Scan các chứng từ như hóa đơn, vận đơn, giấy phép (nếu có) và đính kèm vào tờ khai online. Đừng quên ký số trước khi ấn nút nộp.
Bước 4: Đăng ký tờ khai và theo dõi phân luồng
Sau khi truyền dữ liệu, hệ thống sẽ tự động phân luồng. Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao kết quả này để có phương án xử lý hàng hóa phù hợp.
Bước 5: Nộp thuế, lệ phí và nhận quyết định thông quan
Hoàn tất nghĩa vụ tài chính qua hệ thống ngân hàng phối hợp thu. Khi mọi điều kiện được thỏa mãn, hệ thống sẽ trả về quyết định thông quan hàng hóa.
3. Giải mã cơ chế phân luồng: Xanh - Vàng - Đỏ
Cơ chế quản lý rủi ro của Hải quan Việt Nam được thể hiện qua 3 luồng chính:
- Luồng Xanh: Chúc mừng doanh nghiệp! Hàng hóa được thông quan tự động ngay lập tức.
- Luồng Vàng: Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy tờ.
- Luồng Đỏ: Đây là mức độ kiểm soát cao nhất, yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa.
Cần lưu ý rằng, ngay cả khi ở luồng Xanh, cơ quan hải quan vẫn có quyền kiểm tra ngẫu nhiên để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật.
4. Thời hạn "vàng" doanh nghiệp cần ghi nhớ
Việc chậm trễ trong khai báo có thể dẫn đến những rắc rối pháp lý không đáng có. Điều 25 Luật Hải quan 2014 quy định rõ:
"1. Thời hạn nộp tờ khai hải quan được quy định như sau: a) Đối với hàng hóa xuất khẩu, nộp sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm do người khai hải quan thông báo và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; đối với hàng hóa xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh thì chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; b) Đối với hàng hóa nhập khẩu, nộp trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu..."
Lời khuyên từ chuyên gia: Các công ty cổ phần nên chủ động rà soát hồ sơ và thực hiện khai báo sớm nhất có thể. Việc sử dụng các dịch vụ đại lý hải quan chuyên nghiệp cũng là một giải pháp an toàn để hạn chế rủi ro sai sót trong quá trình vận hành.