Trong kỷ nguyên số, việc sở hữu một website thương mại điện tử (TMĐT) là bước đi tất yếu của các doanh nghiệp, bao gồm cả loại hình công ty hợp danh. Tuy nhiên, đi kèm với cơ hội kinh doanh là những trách nhiệm pháp lý nghiêm ngặt về hậu kiểm mà không ít doanh nghiệp đang lơ là: Nghĩa vụ báo cáo định kỳ và cập nhật thông tin hoạt động.
Thời hạn 'vàng' để thực hiện nghĩa vụ báo cáo hàng năm
Theo quy định tại Điều 57 Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử, các thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ TMĐT có trách nhiệm báo cáo số liệu thống kê về tình hình hoạt động của năm trước đó.
Điều 57. Nghĩa vụ báo cáo Trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ thương mại điện tử phải báo cáo Bộ Công Thương số liệu thống kê về tình hình hoạt động của năm trước đó theo quy định tại Điều 8 Nghị định này.
Việc báo cáo này được thực hiện trực tuyến thông qua tài khoản đã được cấp trên Cổng thông tin quản lý hoạt động TMĐT. Doanh nghiệp cần lưu ý, nếu người thực hiện báo cáo không phải là người đại diện theo pháp luật thì bắt buộc phải có văn bản ủy quyền hợp lệ theo quy định của pháp luật dân sự.
Cập nhật thông tin: Không chỉ là thủ tục, đó là sự sống còn
Bên cạnh báo cáo định kỳ, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ cập nhật thông tin thông báo/đăng ký mỗi năm một lần kể từ thời điểm được xác nhận. Đây là quy định nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu trên hệ thống quản lý quốc gia.
Quy trình này đòi hỏi sự tỉ mỉ trong việc rà soát các thông tin về hàng hóa, dịch vụ, phương thức thanh toán và các chính sách bảo vệ người tiêu dùng đã công bố trên website. Việc cập nhật kịp thời giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín và tránh được các phiền hà pháp lý không đáng có.
Hệ lụy từ việc chậm trễ: Từ phạt tiền đến 'khai tử' ứng dụng
Pháp luật hiện hành quy định cơ chế nhắc nhở và chế tài rất cụ thể đối với các trường hợp vi phạm. Cụ thể:
- Sau 10 ngày: Nếu quá hạn mà doanh nghiệp chưa cập nhật, Bộ Công Thương sẽ gửi thông báo nhắc nhở qua tài khoản trực tuyến.
- Sau 15 ngày kể từ khi nhắc nhở: Nếu vẫn không có phản hồi hoặc thực hiện cập nhật, Bộ Công Thương sẽ tiến hành hủy bỏ thông tin về website/ứng dụng đã thông báo trên hệ thống.
Ngoài việc bị thu hồi xác nhận, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 98/2020/NĐ-CP. Mức phạt đối với hành vi không thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ có thể lên đến hàng chục triệu đồng, tùy theo tính chất và quy mô vi phạm.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, các công ty hợp danh cần thiết lập quy trình theo dõi thời hạn và phân công nhân sự phụ trách chuyên trách việc thực hiện các nghĩa vụ báo cáo TMĐT này.