Sự chuyển dịch từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử toàn diện
Trong kỷ nguyên số hóa, việc quản lý tài chính và thuế của doanh nghiệp đã có những bước ngoặt lớn. Kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, hình thức hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy) truyền thống đã gần như được thay thế hoàn toàn bằng hóa đơn điện tử. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, đặc biệt là loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc nắm vững quy trình này là điều kiện tiên quyết để vận hành kinh doanh đúng luật.
Ai còn được phép sử dụng hóa đơn đặt in?
Dù hóa đơn điện tử là chủ đạo, pháp luật vẫn dành một khoảng hẹp cho hóa đơn đặt in trong các trường hợp đặc thù. Theo quy định hiện hành, các đối tượng được tạo hóa đơn đặt in bao gồm:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập tại các địa bàn nêu trên nếu không có hạ tầng công nghệ thông tin để dùng hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, thực tế năm 2025, hầu hết các địa phương đã phủ sóng hạ tầng số, do đó việc đăng ký hóa đơn điện tử là lựa chọn tối ưu và bắt buộc đối với đa số doanh nghiệp.
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất
Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thủ tục đăng ký được thực hiện hoàn toàn qua môi trường mạng:
"1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế... đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử... thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế."
Các bước thực hiện cụ thể:
- Lập tờ khai: Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ (T-VAN) để lập Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Gửi tờ khai: Ký số và gửi tờ khai đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Nhận kết quả: Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Những lưu ý quan trọng về nội dung hóa đơn
Dù là hóa đơn điện tử hay hóa đơn đặt in (trong trường hợp được phép), doanh nghiệp phải đảm bảo các tiêu thức bắt buộc. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn phải có đầy đủ tên, mã số thuế, địa chỉ người bán; tên, mã số thuế người mua (nếu có); tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và chữ ký số của người bán.
Việc sai sót trong tiêu thức hóa đơn có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thời điểm lập hóa đơn phải trùng với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa, dịch vụ để tránh bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm.
Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý
Đối với các chủ doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên mới gia nhập thị trường, lời khuyên tốt nhất là hãy chủ động trang bị chữ ký số và lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín ngay từ ngày đầu thành lập. Điều này không chỉ giúp tuân thủ đúng khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán, giảm thiểu chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn giấy truyền thống.